【社協の事例】給与計算システム・Web明細・アウトソーシングで業務効率化

　複数の雇用形態や給与体系が混在し、さらに職員ごとに適用される給与規定や計算ルールも異なることから、給与計算業務は複雑化していました。個別対応が多く、標準的な給与計算システムでは対応が難しい運用となっていました。

　従来は複数の雇用形態や給与体系に標準的なシステムでは対応しきれないことから、Excelを用いた手作業による給与計算を行っていました。時間外手当の計算や各種手当の反映も含めて一つひとつ対応する必要があり、毎月の給与業務は複雑で手間のかかる運用でした。

　当社協は75名の職員が在籍しており、「正規・非正規職員」といった区分に加え、「嘱託職員・アルバイト・派遣職員」といった複数の雇用形態が混在しています。また、正規職員の中にも県からの出向職員や県OBが含まれるなど、職員ごとに適用される給与規定や計算ルールが異なり、月ごとに処理内容が変わるケースも多くありました。

　さらに、給与は月給（毎月15日）と日給（毎月10日）で支給日が分かれており、2名体制で並行して処理を実施。支給日までの期間が短く、限られた日数の中で作業が集中するため、時間に追われる場面も多々ありました。

　給与計算1回あたり3時間以上を要することもあり、通常業務と並行して対応するには大きな負担に。さらに、賞与や遡及差額 *¹の対応時にはより複雑な計算が求められ、繁忙期には業務量が一気に増加し、給与業務全体の負荷が高まっていました。

※1：給与改定が過去にさかのぼって適用される際に、

　　  それまでの支給額との差額を後からまとめて調整・支給する仕組み。

　給与計算業務において、正確性が強く求められることによる確認作業の負担と精神的なプレッシャーも大きな課題となっていました。

　給与計算では、時間外の入力や単価の掛け合わせ、端数処理など細かな作業が多く、わずかな違いが結果に影響するため、常に高い正確性が求められます。そのため、Excelを用いた手作業での計算を行っていたため、毎月の業務においても一つひとつの処理を慎重に進める必要がありました。

　75名分の給与を扱う中で、1件の差異が職員への給与支給額に大きく影響する可能性があることから、確認作業には十分な時間をかけて対応していました。決裁時には複数名でのチェック体制を取っているものの、最終的な精度は給与担当者が担うため、常に緊張感を伴う業務となっていました。

　特に、俸給改定に伴う遡及差額の計算では、通常以上に複雑な処理が求められます。差額を正確に算出するためには細かな条件を考慮する必要があり、より慎重な対応が不可欠。確認工程も増え、精神的な負担が一層大きくなる場面もあり、効率化が図りにくい運用となっていました。

　また、給与計算の内容は複雑であるため、給与担当職員の異動や交代時には業務の引き継ぎに手間がかかる点も課題に。計算方法や処理の考え方を都度共有する必要があり、担当者が変わるたびに負担が発生していました。

　給与計算業務の見直しを進めた後も、給与明細の発行業務には紙運用が残っており、数年の運用を経て新たな課題として顕在化しました。給与明細は、75名分を毎月紙で発行しており、仕分け、配布、保管作業を給与担当職員が担う運用でした。すべて手作業で対応する必要があり、他業務と並行して対応する中で、担当職員の大きな負担となっていました。

　専用用紙にドットプリンターで給与明細を印刷し、1枚ずつ切り離してまとめる作業が発生。破損しないよう注意しながら扱う必要があり、単純作業でありながら細かな気遣いが求められる業務でした。さらに、仕分け後は階が分かれているフロア間を行ったり来たりしながら、職員一人ひとりに手渡しで配付する必要があり、この作業にも多くの時間と労力を要していました。

　また、複数の雇用形態が存在し、勤務形態や出勤頻度も様々であることから、全職員へ一斉に手渡しで配付することが難しく、個別対応が発生しやすい状況に。不在の職員に対しては一時保管をしたり、金庫で管理したりといった対応も必要でした。配付業務に付随するこうした対応も含め、作業負担を押し上げる要因となっていました。

　給与業務のアウトソーシングにより、給与計算やOens人事・給与システムへの入力、職員の異動・入れ替えに伴うマスタ登録業務など大部分を委託できるようになり、作業時間は3時間以上から1時間へ大幅短縮。時間外命令簿が各職員から集まり次第対応できるため、状況によっては約30分で完了するケースもあります。担当職員が毎月行う作業は時間外手当の確認・反映など必要最小限の対応のみとなっています。

　また、複数の雇用形態や支給日が混在する中で発生していた計算や処理の負担についても、アウトソーシングにより業務が一時期に集中する状況が緩和。限られた日数の中で処理を詰め込む必要がなくなり、余裕を持った業務運用が可能となっています。

　現在もExcelでの計算は確認のために実施していますが、あくまで二重チェックの位置づけです。従来のように一から計算を行う負担はなくなり、業務が非常にラクになりました。

　給与計算そのものを委託できるようになったことで、従来抱えていた「ミスできない」という心理的なプレッシャーは大きく軽減。特に、社協特有の遡及差額の計算のように複雑でミスのリスクが高い業務についても、自社で一から計算を行う必要がなくなり、安心して対応できるようになりました。

　運用は、HCSさん側で算出した結果を基に当社協で確認するだけで作業が完了。アウトソーシングによる計算結果を前提に業務を進められるため、計算内容に対する不安や負担は大きく抑えられています。

　また、差異が発生した場合も、HCSさんに依頼して再計算・調整できる仕組みが整っているため、複雑な計算を当社協でやり直す必要はありません。給与計算の精度を担保しつつ、業務を無理なく進められる環境に変化しました。

　さらに、業務の大部分を委託できる運用となったことで、担当職員の交代時にも従来のように細かな計算内容や処理手順を引き継ぐ必要がなくなり、引き継ぎに伴う負担も軽減。担当者が変わっても安心して運用を継続できる体制につながっています。

　『かんたんペパレス！（給与明細Web化）』導入により、従来行っていた印刷・仕分け・配付といった一連の作業はすべて不要となりました。配付のためにフロア間を移動する必要もなくなり、給与明細発行に伴う物理的な業務は実質ゼロとなっています。

　また、複数の雇用形態や出勤頻度の違いにより発生していた個別対応（手渡し・保管）についても、各職員がWeb上で自ら確認できるようになったことで、担当職員の対応は不要に。紙明細の一時保管や金庫管理といった配布後の対応もゼロになり、運用負担の軽減につながっています。

　コスト面では、専用用紙による印刷がなくなったことで、紙代は現在一切発生しておらず、継続的な削減効果につながっています。

　さらに、Web上で管理できるようになったことで、紙明細の保管が不要となり、過去分の確認もオンライン上で簡単に行えるようになりました。紙明細による「かさばる」「探す」といった手間も解消。パソコンやスマートフォンからいつでも給与明細を確認できるようになったことで、職員も配付を待つ必要がなくなり、利便性が向上しています。