事例｜小売業でWEB EDIを活用し、請求業務の効率化と業務負担を改善した方法とは？

　旧WEB-EDIは、出荷（ASN：事前出荷通知）までのデータ化となっており、発注業務から請求業務まで一気通貫で管理できませんでした。そのため、毎月、納品データと請求データを照合する「突合作業」を人手で行う必要があり、確認・修正に多くの時間を要していました。

　この作業は財務部の社員2名とパート3名の計5名体制で対応しており、基幹システムへの伝票入力や発注・請求情報の差異確認など、相当量の作業時間となっていました。納品データと請求データが分断された運用だったため、請求内容の確認は人の目で確認せざるを得ず、財務部にとって大きな負担となっていました。

　取引先さまから届く請求書の中には、納品データの内容と異なる請求書が含まれるケースもあり、差額が発生した場合は店舗へ伝票内容の確認が必要でした。稀に伝票を紛失しているケースもあり、その場合も取引先さまへ納品伝票の確認が必要に。確認作業が段階的に増えていく非効率な運用になっていました。締め日が近づく月末に業務が集中し、財務部にとって大きな負担・ストレスになっていました。

　また、商品納品後に返品・訂正が発生した場合は、電話で取引先さまに連絡し、複写式の訂正伝票を個別にやり取りする必要が発生。複写式伝票が増加することで業務効率を下げる一因となっていました。

　請求書や納品明細リストは複写式伝票で運用されており、全体の約10%程度が複写式伝票となっていました。

　複写式伝票は、内容確認が終われば作業が完了するわけではなく、仕分け・移動・保管・探索といった管理作業が継続的に発生します。複写式伝票は各店舗で仕分けし、その後本社へ集約、請求書は本社にて管理する運用。1店舗あたり月最大6箱分の段ボールが発生していました。本社では、全国23店舗から届く伝票を受け取り、内容確認・所定の場所へ移動・保管する運用となっており、一時保管用キャビネットは約4個分で机上スペースを圧迫。請求確定後は倉庫に段ボールで保管しますが、その保管スペースも年々圧迫されていました。

　また、伝票集約のため各店舗から本社へは毎週必ず発送作業が発生しており、店舗の事務コストも発生。1回あたりのコストは大きくなくとも、全店舗分が積み重なることで、将来的に無視できない間接コストになると考えていました。

　さらに、過去の取引内容を確認する際は、紙伝票の中から目的の書類を探す必要があり、1件の確認に2～3時間を要するケースも多々発生。このように、紙伝票を前提とした運用が、作業時間の増加や保管スペースの圧迫、コスト面の負担にもつながっており、業務全体の効率化を進めるうえで大きな課題となっていました。

　発注業務の効率化を目的としてWEB-EDIの利用を推進する中で、取引先さまのさらなる利用拡大を見据えた際の運用面の懸念がありました。

　当社の取引先さまは約700先にのぼり、現在はそのうち約400先がWEB-EDIを利用していますが、今後さらに利用が広がった場合、問い合わせ対応が増加する可能性があると想定していました。

　WEB-EDIに関する問い合わせの多くは、操作方法や運用ルールに関する内容が中心となるため、取引先ごとにITへの理解度や利用状況の差がある中では、同様の問い合わせが繰り返し発生することも考えられます。利用先が増えるにつれて、社内の担当者が個別に対応する運用のままでは、将来的に業務負荷が高まる懸念がありました。

　WEB-EDIの活用をさらに進めるためには、システム導入や機能面の整備だけでなく、利用拡大後を見据えた問い合わせ対応体制をあらかじめ整えておくことが重要だと考え、運用面も含めた見直しが必要な課題と認識していました。

　『Oens WEB-EDI』導入により、発注から請求までのデータをシステム上で一元管理できるようになりました。納品データに基づいて取引先さまの請求データが作成される仕組みとなったことで、請求内容の確認や差異チェックを行う作業が劇的に削減されました。

　これまで財務部5名で対応していた納品データと請求データを突き合わせるために必要だった確認・修正作業は大幅に削減され、作業時間は半減。恒常的に発生していた残業時間もほぼゼロとなっています。締め日が近づくたびに業務が集中し、時間に追われていた状況から解放され、「本当に楽になった」「月末のプレッシャーがなくなった」と大きな効果を実感できています。

　また、これまで納品の訂正・取り消し時には、取引先さまへ電話で連絡し、複写式の訂正伝票を個別にやり取りする必要がありましたが、返品や納品後の訂正についても『Oens WEB-EDI』で対応可能に。手作業による修正や確認が減り、突合作業が複雑化する要因も解消されています。

　業務の流れが整理されたことで、作業面だけでなく精神的な負担も大きく軽減され、締め業務を落ち着いて進められる環境が整っています。

　請求書のペーパーレス化を進めたことで、紙伝票を前提としていた業務運用を大きく見直すことができました。これまで発生していた複写式伝票は75%削減され、日常的に紙を扱う作業そのものが大きく減少しています。

　過去の取引内容についても、紙の山から探し出す必要がなくなり、データ上で検索・確認できるようになったことで、確認作業にかかる時間は大幅に短縮されました。

　各店舗では紙が減少したことはもちろん、仕分けし本社へ発送する作業も軽減され、店舗の事務業務も削減されています。紙伝票を郵送する頻度や量が減ったことで、店舗から本社への定期的な郵送にかかる費用も抑えられ、間接的なコスト削減につながりました。本社でも、店舗から送られてくる伝票の受け取り・仕分け・移動・保管といった作業が大幅減少。キャビネットや倉庫スペースの圧迫が改善され、紙伝票の管理に費やしていた作業時間や手間が抑えられています。

　このように、紙を前提としない業務運用が定着したことで、日々の細かな負担が着実に減り、安定した業務環境を整えることができています。ペーパーレス化の効果は特定の部署にとどまらず、各店舗と本社の双方で実感できる形で広がりました。多店舗展開により帳票量が増えやすい業務においても、紙・作業・郵送といった運用全体を見直すことで、無理なく負担とコストを抑えられた点は大きなメリットだと感じています。

　『Oens WEB-EDI』の利用拡大を見据え、取引先さまからの問い合わせ一次窓口をHCSさんにアウトソーシングしたことで、担当者が本業に集中できる環境が整いました。システム操作や運用に関する問い合わせをHCSさんが一次対応、一方で個別の取引内容など当社による回答が必要な問い合わせのみを適切に振り分けて連携する運用としています。

　問い合わせ内容に応じた役割分担を行うことで、担当者がすべての問い合わせを直接受ける必要がなくなり、今後WEB-EDIの利用先が増加した場合でも、当社の対応負担が急激に高まらない運用基盤を構築できています。

　『Oens WEB-EDI』の活用を前提とした業務運用が定着したことで、担当者は日常的な問い合わせ対応や確認作業に追われることなく、業務改善の検討や、次の仕組みづくりといった中長期的な業務に時間を割けるように。

　システム導入に加え、運用面までを含めた体制を整えることで、取引先さまが増えても運用が属人化せず、将来的な業務変化にも柔軟かつ安心して対応できる環境が実現しています。