重機整備業におけるクラウド型販売管理システムのカスタマイズ導入事例

　重機修理の見積作業で3度手間が発生していました。修理依頼の連絡を受けると、サービス担当者が重機を見て作業内容や修理部品を判断し「①手帳にメモ書き」、事務所に戻って「②Excelにメモ内容を転記」後、事務員がシステムに「③見積入力」していました。そこでタブレットによる電子化を検討し、重機確認～見積入力作業をサービス担当者が現場で完結、と考えましたが、課題はほかにもありました。

　以前使用していたシステムは当社の業務運用に合わず、修理作業実績をExcelで管理。売上時にシステムへの再入力作業が発生し、事務員の負担に。遅い日は20時過ぎまで業務を行う社員もおり、残業が当たり前の状況になっていました。また、サービス担当者はシステムが利用できなかったため、事務員不在時のお客様問い合わせ対応はひと苦労。紙の見積書や作業実績を複数人がかりで1時間以上探すことも。

　当時はこれが「当たり前」で、当事者には問題意識が全くありませんでした。

　「カスタマイズ可能」な点です。自動車整備業向けの販売管理システム導入も検討しましたが、必要な管理項目が不十分。当社運用ルールにもマッチしませんでした。悩んでいたところ、当社の業務運用に合わせてカスタマイズできるシステムをご提案いただき「これだ！」と思いましたね。

　生成AIを活用した業務効率化にすごく興味があります。PCを使えなくても生成AIに話しかけるだけで返答してくれれば、業務の幅も広がりそうです。いずれは雑務処理をすべて生成AIに任せたいですね。