製造業におけるクラウド型販売管理システムの導入事例

　３つのシステムを併用していたので、ムダな作業が多く、事務や現場担当は大変な思いをしていました。

　「１つ目」の販売管理システムでは素地の原材料や成型品を管理。「２つ目」の販売管理システムでは塗装以降の工程の半製品および完成品を管理。「３つ目」のシステムでは工程管理を行っており、一元管理されていなかったため、各システムに同じ情報を入力する手間が発生していました。コード体系もシステムごとに異なるため、データを紐づけることもできず、非常に管理しづらいものでしたね。

　システム間が連携していなかったので、それを補う形でExcelを活用していました。社内ルールが明確ではなく、Excelを各自で管理していたので、情報共有に課題がありましたね。

　例えば、作業指示。各担当者がExcelのひな形を持っていて、様式は各自バラバラ。必要事項を入力し、印刷後に手書きで指示を追記することもありました。各自が管理しているので、他の人からしてみたら、どこを見れば情報を確認できるのかわかりませんでした。

　納品書受領から仕入計上までに数日かかることも課題でしたね。

　製造工程の一部を外注することもあり、外注先から受け取った納品書（原紙）を最初に社内の各現場へ回覧します。仕入計上のために事務所に戻ってくる頃には、納品書受領から3日ほど経っていることも。実際は入荷して在庫があるはずなのに、仕入計上の遅延で実態とズレが生じ、誤った判断をしてしまうリスクがありました。

　併用していた２つの販売管理システムを製造工程に応じて使い分ける運用だったため、工程ごとの製造原価を正確に把握することができませんでした。

また、内製と外注、さらには外注先ごとに工程単価が異なるのですが、システムで複数単価を管理することができず、便宜的に全体の平均単価を工程単価として設定するしかありませんでした。ところが、外注先の職人たちが高齢化により引退したことで、内製比率を上げた結果、便宜的な工程単価と実態の乖離が大きくなってしまいました。

　自社の財務状況を正しく把握するには、製造原価や在庫評価額の正確な管理は不可欠ですが、内製と外注の工程単価を分けて管理することは大前提。外注先ごとの工程単価管理までこだわりたいと考えていました。

　3つのシステムを統合したことで、二重入力などの重複業務がなくなった実感があります。1箇所に入力すれば、仕入も立てられるし原価も計算されるので、たくさんの人が入力に関わる必要がなくなりました。その結果、以前はシステム登録担当が8名だったのが、6名で済むようになりました。

　また、コード体系を見直したことで、同一製品でも工程ごとに別コードだった問題は解消され、全工程一気通貫で製品を管理できるようになりました。

　自分が知りたい情報を、システムのどこを見ればよいか分かるようになりました。それまでは個人で作業していて周りとのつながりが感じられませんでしたが、システム上で見えるようになったことで、周りの人の作業計画・実績まで理解できるようになりました。

　各担当がExcelで作成・管理していた作業指示の内容もシステムに一元管理され、以前は紙やExcelなどいろんなものを確認しないといけなかったのが、1つのシステムを見れば確認できるようになったので、効率がよくなりました。

　情報が一元管理され、情報を個人で管理していたものが組織で管理できるようになり、属人化解消の第一歩になったと思います。

　工程が進むごとに在庫評価単価が積み上げられる仕組みにしました。さらに商品別工程別依頼先別に工程単価を設定できるように。内製と外注はもちろん、外注先により異なる単価を設定し、より厳密に在庫評価できるようになりました。

　そのおかげで、工程単価を比較して、より安価な外注先を選定することができます。一方、単価よりも納期を優先しなければいけないケースでは、納期の条件を満たす外注先の中から適正単価を判断できるようになりました。