機械部品設計・販売業におけるクラウド型販売管理システムのカスタマイズ導入事例

　受注/発注/仕入/在庫の各台帳をExcelで管理していたので、同じような内容を何度も入力・転記しなければいけなかったのが、一番のネックでしたね。

　営業事務4、5名で顧客約70社を担当分担して、対応していました。本来なら、受注入力した内容を基に、後工程で参照入力するのが一般的な販売管理システムの使い方だと思います。ところが当社の場合は、Excel台帳を2つ開いて転記して、それを販売管理システムに売上だけ入力。非常に手間がかかっていました。

　Excel台帳は社内ファイルサーバで共有管理していましたが、フォーマットは細かに決まっていたわけではありません。担当が各々使いやすいように行を増やしたり、項目を設けたり、好きに編集しているので、担当本人しかわからない部分があったり。引き継ぎするのにも時間がかかっていました。

　売上や注残の状況は、月末になってみないとわかりませんでした。売上入力は、売り上がったタイミングで入力する担当者もいましたが、中には週1回、月末にまとめて1回など、担当者によってタイミングがバラバラ。もしリアルタイムに確認しようとしたら、各担当者が顧客別に管理している数十ファイルのExcelを全部開いて数字を合計しなければならず、現実的ではありませんでした。在庫管理も担当者任せ。入出庫をExcelで手入力し、発注点に到達したら担当者が発注する、といったアナログな運用。担当者が休むと状況がわかりません。

　経営判断のための実態がすぐに見れないという状況は、非常に問題でした。

　各担当がExcelで管理していた受注/発注/仕入/在庫の情報をシステムに集約し、マスタ整備することで、まずは一般企業レベルの販売管理業務になりました。Excel間の転記は不要になり、以前と比べ入力作業は1/3程度になったと思います。転記ミスの不安も軽減できました。

　受注登録は、EDI連携する特定大口顧客分と、その他顧客分に大きく分類。その他顧客の受注登録については、入力の負荷を軽減できるよう営業事務の意見を取り入れました。顧客からの注文は、電話、メール、FAXなど様々。2、3件の注文であれば1件ずつ画面に手入力でも手間はさほどかかりませんが、件数が多い時のために、一括登録機能を設けました。色んな顧客の注文に対応可能な汎用レイアウトのCSVを採用、明細複数行で注文が一括登録できます。

　顧客別に数十ファイルのExcelに分けて管理していた販売管理データは、システムに一元化。業務フローを見直した上で、業務にフィットするようにシステムをカスタマイズ。共通フォーマットで管理するようになり、いつ・だれでも対応できるようになりました。業務を標準化できたので、引き継ぎもスムーズに。Excel管理がいらない環境にはなったのですが、システム更新から日も浅く、各担当者が新しい業務フローに慣れるまでにはもうしばらく時間を要すると思います。システムのカスタマイズも少し残っているので、2年先くらいを目途にExcelは基本的になくしていこう、という話をしています。それまでは補助的な役割でExcelが残ることになります。

　正しい数字がリアルタイムに見えるようになりました。

　以前は売上のみシステム入力していたのが、受注入力から始めるように。さらに毎日入力するので、売上や利益、注残などの正確な情報が、即時確認できるようになりました。

　在庫管理は、出荷検品・棚卸でハンディターミナルを導入。以前は特定大口顧客分の出荷検品のみを対象に使っていましたが、ピッキングの実績を記録するだけで、理論在庫がわかるようなものではありませんでした。今は全顧客の取引を対象に出荷検品できるようにし、在庫管理と連動しています。

　タイムリーに入出庫登録し、在庫管理を常に最新化できる運用に。以前までは決算時期の棚卸結果を待っていた情報が、経営指標として、常時実態に近い数値で評価できるようになりました。異常値も早く検知できます。