電帳法対応を通じて紙の請求書をペーパーレス化した経理部門の取り組み事例

　電帳法の要件に沿った業務運用の検討・準備に時間と人員を割く余裕がなく、自力での対応は無理と判断。そこで電帳法対応サービスを扱う複数社に相談しました。

　請求書の保存期間が7年、文書保存箱で言うと大体年間10箱ほどの量になります。それが7年分常に置いてある状態ですので、場所も取りますし見た目もよろしくない。当社は5Sの観点で「紙の削減・廃棄」を全社的な課題として取り組んでいましたので、廃棄が望ましいと考えていました。

　当社の各拠点から経理チームに対し「過去の請求書を見たい」という問い合わせがあります。過去案件の発注先や仕入原価について元の請求書を見て詳細を確認したい、という内容なのですが、その都度経理チームが紙の請求書を探していました。頻繁にではないのですが、結構手間がかかっていたようです。また見つけた請求書をFAX送信すると文字がぼやけて見づらい、ということもありました。

　「請求書の受取代行」や「複合機によるAI-OCR読み取り」など複数社のサービスをトライアルしましたが、結果としてはいずれも断念。

　「請求書の受取代行」サービスは、請求書の内容を明細レベルまで入力してくれるオプションがありましたが、費用が高い。大企業向けかと思うようなコストでした。また、受取代行は当社でタイムリーに請求書が確認できないので、支払いまでのタイムラグが発生しまいます。請求書は自社で受け取らないと経理業務に支障があるということで頓挫しました。

　「複合機によるAI-OCR読み取り」サービスは、請求書ひな形を10種類しか登録できず、読み取り精度も人に変わるレベルではありません。手書き文字や枠外にはみ出した文字はうまく読み取れない可能性があり、確認に手間がかかるのは目に見えていました。

　電子化された請求書を見ながら、電帳法の検索要件である取引年月日・取引金額・取引先名をHCSさんが代行入力してくれます。経理チームは経理処理を終えた請求書をスキャンするだけなので、電帳法対応による負担増はほとんどありません。

　2024年1月1日から義務化された「電子取引情報の電子保存」にも、負担なく対応。電子データで受領した請求書は、そのまま「かんたんペパレス！」上のフォルダに登録すれば、紙をスキャンした時と同じように検索項目を代行入力してくれます。

　経理部門に閉じて対応できたのもよかったですね。他部門の社員へ説明しないといけないことも、取引先様にお願いすることもなかったです。

　スキャンした請求書は、1年程度保管しておいて、様子を見て廃棄しようと思っています。

　電帳法の検索要件に対応したことで、請求書をPC上で条件検索できるようになりました。以前は経理チーム2名が紙を探すのにすごく苦労していたので、過去の請求書を探すスピードが断然速くなったことを実感しています。請求書はPDFで保管してあるので、問い合わせがあったらPDFを返信。FAX送信の時のように、文字がぼやけて見づらい、なんてことはありません。

　使い始めたばかりなので、この先１年２年と使い続ければ、PCで検索できる対象が増え、将来さらに楽になるのだろうと思いますね。