製造現場のペーパーレス化で業務効率UP、タブレットを活用した帳票電子化の成功事例

　当社が取り扱う高圧ガスは6つの製品群があり、製品群ごとにガス充填ラインがあります。各ラインでは大きく分けて3つの検査を行います。①空ボンベ受入検査②ガス充填時検査③出荷前最終検査です。検査ごとに3～4種類の検査表を使います。高圧ガス関連の検査表は、A4おもて1枚の様式が全部で約60種類。各ラインの担当者が毎日合計約60枚の検査表を印刷して記録していたので、月間だと約1,200枚の紙が発生していた計算になります。

　ISO9001規格に準拠した業務運用の中で、記録しなくてはいけないことが多くなり、紙の帳票が増え続ける状況だったので、いつか何とかしなくてはいけないと考えていました。

　担当者にとって、作業しながら検査表を書き上げるのが手間だったようで、一旦メモ書きしておいて、あとで清書する者もいました。検査で異常を発見した場合は、Excel台帳への転記も必要。作業終了後の転記作業に毎日約30分かかっていました。担当者が6名いるので、作業時間の合計は1日だと約3時間、月に換算すると約60時間になります。

　手書きだと、私が記載内容をチェックした時に何が書いてあるか分からないことがあり、担当者に聞きに行っていました。書いた本人が何と書いたかわからないこともありましたね。

　検査表は日付順にファイリングして書棚に保管していました。ISOで2年保管を定めており、毎日約60枚の紙が蓄積されることに。書棚はいっぱいになり、保管スペースがなくなってしまうほど。ボンベ出荷後にお客様から問い合わせを受けると、検査工程の記録を確認する必要があり、過去の検査表をペラペラとめくって対象のボンベを探さなくてはいけませんでした。問い合わせは年に数回の頻度でしたが、1日百数十本のボンベにガスを充填しているので、その中からボンベの記録を探し出すのは本当に大変でしたね。

　検査表はすべて電子化し、タブレットを使って入力するようになったので、毎日印刷していた約60枚分の紙をすべて削減できました。おかげで、増え続ける検査表が保管スペースを圧迫していく問題を、解消することができました。

　担当者は、記録作業がかなり楽になったと言っていますよ。

　検査表への記入がタイムリーにできて、現場作業終了後の転記作業が不要に。検査で異常を発見した際は、その異常箇所をデジカメで撮影し、作業終了後に事務所でパソコンに画像を取り込んで加工し、報告書を作っていましたが、そんな作業も不要に。現場に1台しかないデジカメを共用していましたが、タブレットについているカメラで撮影でき、画像の加工も報告もその場で完結。紙のときは作業終了後に転記作業や報告書作成が必要で、私の手元に届くまで時間がかかりました。今は担当者の入力が終われば私に承認依頼の通知が届き、作業終了時点でチェックが可能。

　担当者による検査表の記入から管理者チェックまでの作業がシンプルかつスピーディーになりましたね。

　検査結果はタブレットで入力し、そのデータは即時サーバに送られ一元管理。以前は書棚にある膨大な量の紙の中から情報を探していましたが、今は情報検索時にもタブレットを活用。どこでもすぐに対象を特定できます。