クラウド型勤怠管理・給与計算システムの連携で、自動化・効率化に成功した事例

　以前はカードに印字するタイプのタイムレコーダーを使用しており、手作業でかつ属人化していた勤怠管理業務を効率化したいと考えていました。

　勤怠締め後、タイムカードを見ながら各社員の勤務時間を手計算し、Excelに記録したり、申請諸届と勤怠実績を見比べて間違いがないか目でチェックしたりしていました。毎月半日程度はかかっていましたね。給与計算・支給の期日に追われながら、約1～2営業日以内に、50数名分のデータを私が一人で集計しなければいけません。作業にかかる時間以上に精神的な負担を感じていました。

　休暇等の申請時は、申請者が、①経理総務のところに申請用紙を取りに行き、②必要事項を記入し、③上長にハンコをもらい、④経理総務に提出する、といった運用です。申請者にとっても、煩わしかったと思います。

　勤務実績を正確に記録・管理できる環境が必要でした。正確に給与を支給するためです。タイムカードの運用では、勤務実績を手計算していたので、打刻の読み間違いや計算間違いなどが発生する可能性がありました。もし勤務実績の計算が違えば、給与計算の結果も違ってきます。

　社員が自身で勤務実績を確認し、アクションを起こせる環境が必要と考えていました。以前は紙のタイムカードと申請書を使っていたので、勤務実績は社員の手元に残りません。残業時間は締めてみないと分からず、結果を共有する方法もありません。だれが・いつ・どれだけ残業が発生したのか、本人も上長も振り返ることができませんでした。

　社員から有休残の問い合わせを受けることがありました。社員への有休取得を促すために、3ヶ月に一度、Excelで有休取得状況の管理表を作成し、上長にも共有していました。そうしないと、有休消化が進まなかったのです。

　20日締め後に毎月半日ほどかかっていた勤怠締め処理が、15分程度になりました。残業時間の計算や、打刻と申請の不整合チェックはシステムがしてくれます。時間短縮以上に「勤怠締め処理が期日に間に合わないと給与支給できない」というプレッシャーから解放されたのは大きな効果ですね。精神的に楽になりました。

　検温器から取得したデジタルの打刻情報を使って、自動的に勤務実績を計算してくれるので、打刻の読み間違いや計算間違いの心配がありません。営業部門のみなし残業超過分も自動で計算してくれます。手計算がなくなったおかげで、勤務実績に応じた給与を、間違いなく支給できるようになりました。

　PCのブラウザで、社員がいつでもリアルタイムに勤務状況を確認することができます。有休消化状況も確認できるので、社員からの問い合わせは無くなりました。Excelで有休取得状況の管理表を作成する必要もなくなりました。社員が各自で状況を確認し、計画的に年休取得するよう意識が変わったと思います。

　上長にとっては、組織の勤務実態がいつでも見えるようになり、業務改善の材料にできるのではないでしょうか。特に、配送部門は残業の波や偏りが見えているようなので、傾向分析・業務改善に活用してほしいですね。