建設業が現場の勤怠管理を改善した事例

　一番のきっかけは働き方改革でしたね。2019年4月に施行された改正労働基準法の「時間外労働の上限規制」は、建設業に5年間の猶予がありますが、社員の勤務実態をリアルタイムに把握できない状況だったので、『今のままではまずい』と思いました。早いうちに手を打って2024年4月の規制開始に備える必要があると考えました。さらに、法規制への対応は、紙での運用だと限界があったので、システムの導入は不可欠でした。

　また、当社の就業規則は代休の有効期間や有休の取得単位などが一般的な企業と比較するとイレギュラーな部分が多いので、その点をシステムで管理できることがポイントでした。

　現場では残業がなかなか減らない状況でした。土木部や建築部からは『各現場の状況をリアルタイムに把握できるようにしたい』との声がありました。紙の出勤簿だと、忙しい現場があっても月末にならないと実態が分からなくて、全体を把握できなかったのです。現場間では連絡を取り合いながら何とか忙しい現場の負荷を分散していたようですが、勤怠管理をシステム化することで、『現場作業の人員配置に関しても活用できないか？』と考えました。

　出勤簿は各部の管理課でチェックしたあと、総務部に集まってきていました。総務部では私を含め3名で分担して集計していました。社員毎の出勤表からExcelに転記し、別の人がダブルチェックしていました。集計が終わるまでに4、5日かかりましたので、どうしても時間と手間はかかっていたのかな、と思います。その後、集計したExcelデータを経理に渡して給与計算する流れです。

　新しい現場が立ち上がると、そこに責任者と作業者が割り当てられます。勤怠管理システムでも同様に現場単位の「組織」を作成し、責任者と作業者を割り当てます。現場が終わって新しい現場が立ち上がると、その現場の「組織」をその都度作成する、ということです。「組織」は、総務部が現場に確認して作成しています。これは、建設業界特有の運用だと思いますが、現場単位で管理しやすいよう検討し、対応していただきました。
　当社の就業規則は一般的な企業とは異なる部分が多く、例えば「代休の有効期間」や「有休の取得単位」が特殊なのですが、その点も対応していただきました。

　「時間外労働の上限規制」に対しては、単月や年間、2～6ヶ月平均の上限規制に対してしきい値が設定できるので、上限に到達する前にアラートで知らせてくれます。

　現場作業者の社員がかんたんに勤怠実績を登録できるよう、スマホで登録しています。スマホは以前から全社員に貸与していたのでそれを使っていますが、シンプルな画面でとても使いやすいです。

　各現場の勤務実態を全社でリアルタイムに共有できるようになりました。忙しい現場の応援も必ずできるとは限りませんが、大変な状況に対する気配りなど、以前よりコミュニケーションが改善されたと思います。また、残業が多い現場に注目して、その原因を分析するきっかけにもなっていると思います。