WEB請求書照会サービス導入による改善事例

　当組合は設立当初から30年来HCSさんにお世話になっています。請求書の発行作業の効率化についてHCSさんに相談したところ、「帳票Web照会サービス」をご紹介いただきました。すでに同業の組合でそのサービスを利用されていること、少人数でも運用できることが採用の決め手になりました。

　組合員様にWeb照会切り替えをお願いする案内書を用意しました。Web照会サービスが 「かんたんで使いやすいシステム」だと理解していただけるよう、内容を工夫したおかげか、組合員様からのお問い合わせは5、6件程度でした。1人で対応していたので、思ったよりもお問い合わせが少なく安心しました。

　また段階的に電子化を進めたことも工夫した点です。2021年10月から帳票Web照会サービスの運用を始めたのですが、半年間は「紙郵送」と「Web照会」の並行運用期間としています。組合員様のご希望をお聞きし、Web照会への切り替えをご了承いただいた先から、順次、紙の請求書郵送をやめています。4月以降は特別な事情がある場合を除き、Web照会に切り替えていただくことになっています。

効果１：99.9%電子化達成 → 半日の郵送作業が１時間に短縮！

　毎月2,000枚以上の請求書を郵送していましたが、2022年4月で99.9%を電子化できます。請求データをHCSさんに渡せば、HCSさんが請求書のPDFデータ作成から公開準備まで全て行ってくれるので、電子化した請求書発行にかかる作業はほとんどありません。私はシステム上で「メール送信」ボタン１つをクリックするだけです。メールを受け取った組合員様は、専用サイトでIDとパスワードを入力すれば請求書を閲覧することができます。

　2人で毎月半日以上かかっていた紙の請求書郵送作業は、1人で1時間もあればできるようになりました。

効果２：希望される組合員様へのデータ提供実現 → 顧客満足度向上！

　200社以上の組合員様にご希望をお聞きししたところ、「すぐに請求書をWeb化したい」という声も多くありました。請求書の電子化は、新規先にアピールできる材料にもなっています。

効果３：封入作業の大幅削減 → ミスする不安から完全解放！

　請求書が電子化されて「封入ミス」の心配がなくなり、『間違えたらどうしよう』という不安から解放されました。

　日常生活の中でも請求書の電子化が浸透しているおかげか、案外抵抗感もなく受け入れてもらえたので『これも時代の流れなのかな』と感じました。事前案内など準備さえしっかりしていれば、思っているよりスムーズに始めることができますよ。