食品製造業における受注業務の効率化事例

　以前は、「受注→売上→請求」までの業務に３つのシステムを利用していました。各システムは連携しておらず、WEB注文を受けても受注や売上データなどを複数のシステムに転記入力する必要があり、二度手間が多い状況。スーパーなど、全国の小売店様から受注が増加している一方で、販売管理業務が受注増加に耐えられる運用ではありませんでした。

　月５万件の受注を請求処理まで9人で対応。転記時の入力ミスにより、各データが一致しない場合は、突合処理に多くの時間を要していました。

　さらに、請求書発行まで入力ミスに気付かないことも。お客さまからのご指摘で初めてミスに気づき、1か月分の納品レシートからデータを探し出し、再度請求処理を行っていました。請求業務を担当する事務員の負担が非常に大きかったです。

　当社は、石川県内のスーパー・幼稚園・学校・病院などに、牛乳やヨーグルトなどをルート配送しています。配送員の業務が煩雑化していたのも問題でしたね。

　当時は、事務員の他に、配送員も受注業務を担っていました。配送員が担当するのは、主にFAX注文。ルート配送の合間に、トラックの中でFAX注文書の内容をタブレットに手入力していました。配送員は15名いますが、1日1人あたり約400件のデータを入力。毎回1時間半ほどかかり、配送員にとっては大きな負担になっていました。配送員から不満も出ており、改善が急務でした。

　配送員が口頭で受けた注文変更情報を、請求業務の担当者と共有できていませんでした。

　基本、注文は事前に「FAX・電話・WEB」で受け付けています。注文の締め切り日時を設けていなかったので、納品時に口頭注文や変更を受ける場合もありました。しかし、変更分の注文書はもらわないので、請求業務の担当者が注文の変更内容を把握できず、「請求モレ」「過請求」が発生していました。

　また、直前の注文変更は、商品の欠品や食品ロスに繋がります。特にヨーグルトは製造工程が長く、本来であれば、納品の2日前に注文を締め切らないと製造に間に合いません。お客さまの要望にできる限りお応えしたい思いがあり、何とか運用でカバーしてきましたが、受注量が増えた今では、食品ロス・欠品の観点でうまく回らなくなってきました。

　新工場設立後、受注は3倍増に。旧システムでは事務処理が到底追いつかなかったはずです。新システムを導入して本当に良かったです。

　EDIやWEB注文などのデジタル注文においては、「ターコイズ販売管理システム」側で受注データを自動取込みできるようにしました。FAXや電話などのアナログ注文においては、直接ターコイズ販売管理へ受注登録しています。一度受注データを取り込み・入力すれば、発注⇒売上⇒請求を一元管理。転記作業やデータ取込みの手間もゼロになり、事務員は皆喜んでいました。以前はシステム登録に9名以上必要でしたが、6名で済むようになりましたね。

　また、新システム導入をきっかけに、アナログ注文をされていたお客さまにはWEB注文を推進。以前はアナログ注文とデジタル注文の割合が7：3でしたが、今では逆転しています。デジタル注文が増加することで、販売管理システムへの手入力をさらに減らすことができ、入力ミス削減につながっています。請求処理時の受注データ突合も迅速になり効率UPにも。お客さまには正確な請求書をお渡しできるようになりました。

　検索が楽になったのも大きな利点です。商品名やお客様名での複合検索が可能になり、瞬時にデータを見つけることができ、情報共有がスムーズになりました。

　今年10月から、大手小売店様の全店舗と直接取引を開始する予定です。これにより、さらに受注が増えることが見込まれます。新システムを導入したことで、業務や運用、役割の見直しができました。今後も増加する受注に柔軟に対応するため、引き続きターコイズ販売管理を活用していきたいと思います。

　以前は配送員もルート配送の合間に受注登録をしていましたが、事務員のみで対応する運用に見直しました。配送員の負担は大幅に軽減。本来の業務に集中できる環境が整いました。配送員の職場環境に関する満足度が高まることで、お客さまへのサービス向上にも繋がってくると思います。

　注文の受付窓口を事務員に一本化。「配送員だけが知っている」状況を改善することで、「請求モレ」「過請求」を防止することができます。

　また、以前あいまいだった注文の締め切り日時を「納品２日前の14時まで」と設定。無理のない商品製造と、欠品・食品ロスの削減を実現できました。