請求書Web配信サービスにより、業務効率化を達成した事例

　導入前は、①印刷、②折り込み、③送付先の選別、④封入封緘、⑤投函といった作業をすべて1人で行っていました。③の送付先の選別においては、「請求書は不要だが明細書は欲しい」「各支店への請求書をまとめて本社に送ってほしい」といった取引先様の要望を、リストを見ながら毎締め日ごとに確認しながら対応する必要があり、多くの時間がかかっていましたね。月に400枚の請求書を処理していましたが、メールやFAX送付は10件ほどしかなく、ほとんどが郵送だったので非常に大変でした。

　月4回の締め日のうち、特に2回の処理量が多く、ほかの業務も並行してやらなければいけないので、請求書の発行業務を翌日に回してしまうことも。ほかの業務が手薄になることや、社員の教育や業務支援に手が回らないこともしばしばあったと思います。

　また、請求書や明細書を紛失された取引先様から再送を求められることも毎月数回あり、その都度FAXで再送するなどの二度手間が発生していました。

　取引先様が希望する必着日から逆算して、請求書を発送しています。締め日から3日間で請求書の発送まで行うのですが、手作業が多く、必着日に間に合わないこともありました。

　後納郵便を利用しているため、17時までに郵便局に持ち込む必要がありますが、発行処理が遅れて間に合わないことがあります。すると、後納扱いができず、その後、自分たちで切手を貼る作業が発生。

　その結果、自分たちの負担が増えるだけでなく、発送が遅れ、取引先様から催促されることもありました。このような状況が続くと、取引先様からの信頼を失う恐れがあります。

　封入封緘作業を行う際、請求書の入れ間違いに対する不安が常にありました。

　どれだけ気を付けていても、人の手で作業をしている以上、ミスが起こってしまう時も。請求書や明細書には金額が記載されているため、間違いが生じれば取引先様に不信感を与えかねません。

　そういったことに神経をとがらせて作業をしていた結果、余計に作業の時間がかかっていたと思います。

　導入後、多くの取引先様がWeb配信を受け入れてくださいました。以前は、請求書の発行作業に半日以上かかっていましたが、今ではたった3分で完了。99％以上の時間を削減できたのは大きな効果ですね。

　また時間にゆとりが生まれたことで教育やフォローに時間をかけることができるようになり、課の団結力にも繋がっていると思います。

　さらに、送付方法の変更においては、担当者が管理画面上のボタンを一つ押すだけで、郵送からWeb配信に切り替えが可能なので、このような早い対応ができることも会社への信頼に繋がっているのではないでしょうか。

　請求書発行処理を3分に短縮できたことで、取引先様をお待たせすることはなくなりました。

　請求書の紛失による再発行の二度手間も解消。私たちの業務が楽になって嬉しいというのはもちろんなのですが、同時に取引先様の満足度も上がっていることを実感しています。

　Web配信導入後も、引き続き郵送を希望される取引先様は一定数いらっしゃいます。社内で対応していた、印刷・封入封緘・郵送といった作業もすべてHCSさんにお任せすることにしました。

　社内での作業がなくなったので、人為的なミスが起きる不安がなく、気がとても楽になりました。

　以前は月4回の締め日が来るたびに「ミスをしてはいけない」というプレッシャーがあり、心が休まらなかったです。今では郵便局の配送時間に追われることも、作業時間に悩まされることもなくなり、安心して業務に取り組めていますね。

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