事例｜給与明細書の発行業務をアウトソーシングし、業務効率化に成功した中小企業の事例

－どのような課題をお持ちでしたか？－

課題１：手数の多い作業の削減

　給与明細書の印刷から、折込み・封入・糊付け・押印・配送までを全て手作業で行っていました。発行数は従業員数180名分です。複数名で作業分担していましたが、印刷から押印まで約半日もかかっており、とても大変でした。

特に印字は、問題なく印刷できているかコピー機のそばで見守っていたので他の業務が進まず頭を抱えていました。印刷～配送まで全て定型作業のためアウトソーシングにより作業時間を削減できないかと考えたのです。

課題２：余裕を持った業務の時間配分

　給与の計算完了から支給日まで概ね2日間しか余裕がなく、常に時間を気にしながら作業していました。限られた時間で印刷～配布までする必要があるため、残業することも。また本社がある高岡から離れた八尾にも工場があるため、配送時間を考慮し別途スケジュール管理を行わなければなりませんでした。時間に追われるのではなく、時間をコントロールする必要がありました。

課題３：事業拡大による人員増でも変わらぬ業務体制

　当時は従業員数180名。その時すでに約２倍の増員計画がありました。人員増加に伴い給与業務が増えることで今の体制では支給日までに作業を終わらせられるか不安でした。せっかく新入社員が入社したとしても私たちが給与業務で手一杯で指導できなかったり、新人に給与業務の対応をさせてしまったりではもったいないと感じていました。社内の指導・教育時間も確保するためにも、人員増加後も問題なく給与業務を回せる体制づくりを考えていました。