作業時間90%以上削減!給与業務改善に向けた効率的な取り組みとは?
事例|給与明細書の発行業務をアウトソーシングし、業務効率化に成功した中小企業の事例
公開日: 2023.09.01
HCSNewsLetter 第227号
取材協力
総合管理部長 池田 拓馬 様
管理課係長 辻 美千代 様
管理課 老 香織 様
管理課 松本 和 様
NSK富山株式会社様について
[所在地]
富山県高岡市戸出春日796-1
[事業概要]
受軸製品の製造、機械部品の製造・加工
毎月、手作業がたくさんあり、時間に追われていた給与業務。効率化を目指し「かんたんペパレス!(封入封緘サービス)」を導入しました・煩雑な作業の削減を実現するとともに、獲得した時間の活用で社員のスキルアップにもつなげた事例をご紹介します。
- 課題
- (1)手数の多い作業の削減
(2)余裕を持った業務の時間配分
(3)事業拡大による人員増でも変わらぬ業務体制
- 効果
- (1)作業時間90%以上削減!データ送信の5分だけに
(2)時間に追われず業務が行えるように
(3)人員増加にも耐えうる業務量に
目次
給与業務の改善を実現するための「3つの課題」
-検討のきっかけを教えてください-
毎月、給与計算~給与明細書の配布までに1か月要しており、効率化したいと考えていました。当時、事業拡大により従業員を2倍にする増員計画があり、給与業務の対応が追いつかないと危機感を持っていたのです。先の目標としてスマホを用いたWEB照会を目指していましたが効率化は急務だったためすぐ導入するには時間がございません。そんなときHCSの営業担当者様から「社内事務作業効率化を支援する代行サービス」についてご提案をいただきました。そのため、まずは定型作業だった「給与明細書」の発行作業をアウトソーシングしようと考えました。
管理課 老 香織 様
-どのような課題をお持ちでしたか?-
課題1:手数の多い作業の削減
給与明細書の印刷から、折込み・封入・糊付け・押印・配送までを全て手作業で行っていました。発行数は従業員数180名分です。複数名で作業分担していましたが、印刷から押印まで約半日もかかっており、とても大変でした。
特に印字は、問題なく印刷できているかコピー機のそばで見守っていたので他の業務が進まず頭を抱えていました。印刷~配送まで全て定型作業のためアウトソーシングにより作業時間を削減できないかと考えたのです。
課題2:余裕を持った業務の時間配分
給与の計算完了から支給日まで概ね2日間しか余裕がなく、常に時間を気にしながら作業していました。限られた時間で印刷~配布までする必要があるため、残業することも。また本社がある高岡から離れた八尾にも工場があるため、配送時間を考慮し別途スケジュール管理を行わなければなりませんでした。時間に追われるのではなく、時間をコントロールする必要がありました。
課題3:事業拡大による人員増でも変わらぬ業務体制
当時は従業員数180名。その時すでに約2倍の増員計画がありました。人員増加に伴い給与業務が増えることで今の体制では支給日までに作業を終わらせられるか不安でした。せっかく新入社員が入社したとしても私たちが給与業務で手一杯で指導できなかったり、新人に給与業務の対応をさせてしまったりではもったいないと感じていました。社内の指導・教育時間も確保するためにも、人員増加後も問題なく給与業務を回せる体制づくりを考えていました。
「3つの課題」を解決する「かんたんペパレス!」
-採用の決め手を教えてください-
他社サービスでは実現できなかったこだわりの給与明細表を実現できたことです。細かな要望にも柔軟に対応してもらえました。おかげでこれまでの給与明細書とのギャップもありません。
また、担当営業が足しげく通ってくださり親身な関わりを持っていただいたことも決め手の1つでした。
-工夫した点を教えてください-
「かんたんペパレス!(封入封緘サービス)」を開始する前に給与計算業務の見直しを行ったことです。事前に社内で改善に向けて取り組んだこともあり数日短縮されました。短縮により時間に余裕が持てたため、サービス導入後はよりスムーズに短時間で給与業務を進めることが出来ました。
導入効果・メリット
-取り組みの効果はいかがでしたか?-
効果1:作業時間が90%以上削減!データ送信の5分だけに
今の作業時間はデータを送信する際の5分だけです。これまでは一連の発行業務に加え確認の作業も都度行っておりましたが、今はデータの件数が一致しているか目を通すだけになりました。給与明細表の発行業務を90%以上削減できたのではないでしょうか。
効果2:時間に追われず業務が行えるように
当時は限られた時間で印刷~配送をこなす必要があり時間に追われていました。今では印刷~配送までの作業が無くなり、時間に余裕をもって給与業務をこなせています。本社から離れた八尾の工場にはHCSさんからダイレクトに給与明細書を送付してもらっているため、配送の時間を考慮したスケジュール管理が不要になり、とても楽になりました。現在、増員して従業員数が約350名。もし今でも当時の業務体制だったら…と考えるだけで気が重くなってしまいますね。
効果3:人員増加にも耐えうる業務量に
給与明細書の発行をアウトソーシングすることで、従業員が増えても作業量は全く増えていません。仮にデータ送信後に内容修正が必要になっても、期限内にデータを差替えするだけで済みます。以前のように、帳票の印刷から折込み・封入・糊付け・押印をやり直す手間がかかりません。この改善により空いた時間を活用してスキルアップを目的とした研修会の計画・開催が可能になりました。人員増加に耐えうる給与業務体制の実現だけでなく、社員教育にも時間を割けるようになり社員全体のパフォーマンスも向上したと実感しています。
今後の展望
-今後、取り組みたいことを教えてください-
帳票の電子化を進めるとともに手動で作業している部分の自動化も進めていければとかんが得ています。今回の取り組みは経過地点であり、給与業務含め他の帳票類も電子化していくなど、ゴールはまだまだ先と考えています。世の中は常に変化しているので、何もしなければ遅れをとってしまうばかりです。今の取り組みが正しいかどうかは誰にもわかりませんが、変化したことで時間の確保や社員のスキルアップにつながればひとつの正解といえるのではないでしょうか。
-インタビューにご協力いただきありがとうございました-
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- 課題
- (1)請求書の発行作業における属人化の解消
(2)手作業が多い、封入封緘業務にかかる時間の削減
(3)郵便物のサービスに左右されない運用の実現
- 効果
- (1)封入封緘業務を約90%削減し、業務標準化に
(2)請求書配送までの作業時間が1/2以下に
(3)取引先様は、請求書の即時受領が可能に