請求書Web照会サービスにより、属人化を解消した事例

－どのような課題をお持ちでしたか？－

課題１：請求書の発行作業における属人化の解消

　導入前、封入封緘業務を経理課の担当者１人で行っていました。担当者はベテラン社員でしたが、本人の希望もあり、途中で雇用形態を正社員からパート社員へ切り替えることに。勤務時間が限られることで、かえって大変だったと思います。他の経理メンバーが業務を手伝うことも考えていましたが、手作業が多い封入封緘業務に新たに割く時間がなく、担当者の作業量を減らせない状況が続いていました。毎月、請求書の発行時期は作業が集中するため、気軽に休めないプレッシャーもあったのではないでしょうか。

　冬場、災害級の悪天候時など、担当者の出勤時間が遅れてしまうこともありました。社員の安全が第一ですが、もし締め日とタイミングが重なる場合、取引先様にもご迷惑をおかけしてしまうのでは…と不安を抱えていました。

　経理課の体制見直しは不可欠。属人化解消に向け、他の経理メンバーへの負担が最小限になるよう、手作業の多い封入封緘業務をシンプルにする必要がありました。

課題２：手作業が多い、封入封緘業務にかかる時間の削減

　約150先分の請求書を、①印刷、②印字内容のチェック、③折込み、④封入封緘、⑤発送まで、全て１人で手作業していたので、とても大変でした。

　請求書が複数枚にわたる時の折り作業は毎回気を遣っていましたね。窓あき封筒で、均等折りではなく、社名が外から見えるように折る工夫も必要で、折込み、封入作業は時間がかかっていました。取引先様に送るものなので、担当者はいつも丁寧に作業してくれていましたね。

　担当者は締め日当日～翌日の丸々２日間、請求書の郵送作業に充てていました。必着日が早い取引先様の請求書を優先的に作成するなど、作業順の細かい考慮が必要で、作業量も多く、他業務を行う時間が全くなかったと思います。

課題３：郵便物のサービスに左右されない運用の実現

　2021年頃から「土曜日の配達停止」など、郵便局のサービス縮小により、配達日数が読みにくくなりました。さらに、業務途中に外出して請求書を投函するのは時間がもったいないので、いつも終業後に投函。翌日回収になってしまい、１～２日は到着日がずれ込んでしまいます。必着日までに届くよう、考慮すべきことが多くあり、心理的負担が増していました。

　期日通りに届かない場合も想定し、取引先様にはあらかじめ請求書の内容をFAXで送信。手間はかかっていましたが、請求書の必着日厳守は会社の信用問題に関わるので、余裕を持った配送には気を使っていましたね。