医療サービスの質向上へ！文書作成業務の負担を軽減する方法とは？
医療文書作成システム導入で、精神科病院における業務効率化と医療サービスの質向上を実現した事例
公開日: 2023.04.03
HCSNewsLetter 第222号
取材協力
事務部 係長 飯田 正美 様
特定医療法人社団 三医会 三輪病院様について
[所在地]
富山県富山市小中291
[事業概要]
診療科目は内科、精神科、リハビリテーション科、耳鼻咽喉科、皮膚科。認知症治療病棟と療養病棟を有する。併設の介護老人保健施設みわ苑と連携し、医療サービスと介護サービスともに切れ目のないサービスを提供している。
医師やコメディカル（*1）、ソーシャルワーカーをはじめとする、院内スタッフの業務効率化を目指し、「医療文書の作成支援システム」を導入。文書作成・管理業務の効率化と院内のスムーズな情報共有を実現することにより、医療サービスの質向上に成功した事例をご紹介します。
*1 コメディカル： 薬剤師・看護師・理学療法士・作業療法士・言語聴覚士・管理栄養士など、医師を除く医療従事者
- 課題
- （１）医療文書の作成業務に手間や時間がかかる。
（２）患者の基本情報の共有がスムーズにできない。
（３）紙文書が中心で、管理が大変。
- 効果
- （１）簡単作成で手間ゼロ、時間を50％削減で業務効率化に。
（２）病院全体でのスムーズな情報共有が可能に。
（３）一元管理でらくらく検索。ペーパーレスに。
目次
【フェースシートのサンプル付き】
事例で分かる！
精神科病院における、チーム医療の作業を効率化する方法とは？
００．はじめに
０１．事例先のプロフィール
０２．システム導入前の「２つの課題」
０３．２つの課題を解決する、ご提案内容
０４．導入の決め手
０５．事例先の病院さまがこだわった、オリジナルのフェースシート
０６．事例先での課題解決（導入効果）
０７．今後の展望
０８．なぜ今、院内の「業務効率化」を進めるべきなのか？
０９．２つの課題を解決するＲＥＰＯＡの豊富な機能
１０．ご参考資料
◆ご案内
＜資料の特長＞
１： 資料は８０ページを超えるボリューム！精神科病院さまの成功事例を詳しく解説しています。
２： 精神科病院さまが抱える「２つの課題」を経営資産「ヒト/モノ/情報/時間」で分析！
貴院にも当てはまる項目がないか、チェックしやすい内容です。
３： 事例先が多職種間の情報共有として実際に使っている「フェースシート」も
記載しています。ぜひ業務運用の参考にしてみてください。
業務の効率化を実現するための「3つの課題」
事務部係長 飯田 正美 様
－検討のきっかけを教えてください－
院外研修会でREPOAに関する情報を聞いたのがきっかけです。当時、全国的に医療文書の作成支援システムがあまり浸透していませんでした。当院においても、「診断書」や「主治医意見書」「定期病状報告書」などの文書作成は手書きが主。手間も時間もかかっている状況の中、他病院が導入していたREPOAを知り、これまでの作成業務を改善できると思い検討を始めました。
－どのような課題をお持ちでしたか？－
課題１：医療文書の作成業務に手間や時間がかかる
文書の種類によって異なりますが、一文書作成に20～30分程かかっていたと思います。手書きかWord/Excelを使用し、毎回一から作成していたので大変でした。
作成する文書は、患者さまから依頼される「診断書」や、精神科病院として行政に提出が義務化されている「入退院届」や「定期病状報告書」など、かなりの量になります。行政に提出する文書は患者さまごとにあり、決められた期限内に提出する必要があります。医師や看護師、ソーシャルワーカーなど職員は日々の診療業務を行いながら、提出期限までに報告書も作成しなければならず、業務の合間や休憩時間、診療終了後に作業することも少なくありませんでした。負担はかなり大きかったと思います。
また、記入ミスなどで手戻りになることや、手書き文書で決まったスペースに収める苦労や文字の読みにくさなども課題でした。
課題２：患者さま情報の共有がスムーズにできない
医師やコメディカル、ソーシャルワーカー間の情報共有方法にも課題を感じていました。
当院では患者さまのお名前、住所、ご家族の情報などの基本的な情報から、行動や既往歴、生活歴などの病状に関わる情報を管理・共有しています。これらの情報は、入院前の患者さまの情報確認や診療方針の決定に、とても重要です。
以前は、紙カルテや、カルテの間に挟むメモ用紙、簡易的なデータベース管理システムで患者情報を管理していました。しかし、システム管理は属人化し、最終的には紙だけで管理することに。さらに、職種によって必要な情報が異なることから、職種ごとにExcelでも患者情報を管理するようになっていました。
患者情報が点在する結果、整合性が取れず、正しい・欲しい情報を入手するために院内を探し回ったり、担当のソーシャルワーカーや看護師に直接確認したりしていました。患者情報を確認するだけで、多くの時間が割かれ、スタッフの大きな負担でしたね。
課題３：紙文書が中心で、管理が大変
「定期病状報告書」などは、紙カルテ上の診療情報や、過去に作成した同じ種類の文書を参考に作成します。しかし、文書は紙やWord/Excelでバラバラに管理されているので、目的の文書を探すのにも一苦労でした。
さらに、紙の医療文書やカルテは増える一方で、スペース確保の問題、紛失のリスクもありました。
【フェースシートのサンプル付き】
事例で分かる！
精神科病院における、チーム医療の作業を効率化する方法とは？
００．はじめに
０１．事例先のプロフィール
０２．システム導入前の「２つの課題」
０３．２つの課題を解決する、ご提案内容
０４．導入の決め手
０５．事例先の病院さまがこだわった、オリジナルのフェースシート
０６．事例先での課題解決（導入効果）
０７．今後の展望
０８．なぜ今、院内の「業務効率化」を進めるべきなのか？
０９．２つの課題を解決するＲＥＰＯＡの豊富な機能
１０．ご参考資料
◆ご案内
＜資料の特長＞
１： 資料は８０ページを超えるボリューム！精神科病院さまの成功事例を詳しく解説しています。
２： 精神科病院さまが抱える「２つの課題」を経営資産「ヒト/モノ/情報/時間」で分析！
貴院にも当てはまる項目がないか、チェックしやすい内容です。
３： 事例先が多職種間の情報共有として実際に使っている「フェースシート」も
記載しています。ぜひ業務運用の参考にしてみてください。
「3つの課題」を解決する「REPOA」
－採用の決め手を教えてください－
１番はHCSさんの実績です。REPOAを知るきっかけとなった院外研修会で、他病院から使用感や効果などの評判を耳にしました。身近な県内病院でも実績があることは、安心して導入できる決め手になりましたね。また、北陸に根付く企業であるため、迅速にサポートしてくださる体制が整っていたこともポイントでした。不明点や新たな要望が出たときにも、素早いレスポンスで助かっています。検討段階のヒアリング時から熱心に親身になって関わってくださり、気軽に相談ができる雰囲気も安心感につながりましたね。
－こだわったポイントを教えてください－
患者さまの情報が一目で分かる、当院オリジナルのフェースシートを作成しました。
ポイントは「多職種が見やすいこと」。事前にコメディカルと話し合い、各職種の目線で必要な項目とレイアウトを決定しました。フェースシートには、お名前や住所、家族情報や既往歴、現病歴など患者さまを知るうえで重要となる情報が登録されています。REPOA上でフェースシートさえ見れば、医療業務に必要な患者情報がパッと分かるようになっています。
「情報共有ツール」としてもREPOAを最大限活用できるよう、各医師の部屋や各病棟、事務所にある院内すべてのPC（約４０台）に導入。院内のどこにいても、スタッフの誰もが、いつでも素早く閲覧できるようにしました。
事務部係長 飯田 正美 様
REPOA＋（レポア プラス）
精神科病院における「チーム医療」の強いミカタ！
「主治医意見書」や「定期病状報告書」など、文書作成の省力化を実現します。
「REPOA＋」は、医療現場の声から生まれた、「報告書作成支援」「多職種間の情報共有」を簡単に実現するシステムです。
導入効果・メリット
－取り組みの効果はいかがでしたか？－
効果１：簡単作成で手間ゼロ、時間を50％削減で業務効率化に
手間なく、簡単に医療文書を作成できるようになりました。
文書にもよりますが、今ではかかる時間は1文書10～15分程です。導入前と比べると、半分ほどの時間で済んでいるので、助かっています。
REPOAは、過去の報告書の複写機能や入力スペースに合わせた文字の自動縮小機能、過去に入力した内容や定型文章の参照入力機能などがあります。これらの多様な入力支援機能により、効率よく作成することができるようになりました。レセコン（*2）と連携しているため、病名などは自動的に入力されるので入力間違いの心配もありません。
また、精神科特有の行政から提出を求められる報告書も、提出期限を自動表示してくれるので、作成モレを防ぐことができます。
医師や職員の文書作成の負担がなくなり、働き方の改善にもなりました。効率よく作成ができるため、以前のように休憩時間を割くこともありません。約50％削減できた時間は、患者さまやそのご家族さまとのコミュニケーションの時間に充てることができています。コミュニケーションの時間はとても大切にしているので、嬉しいですね。
操作も簡単で、紙文書と変わらない、そのままの見た目で直感的に入力することができます。当院には30代～70代まで幅広い年代の医師、職員がいますが、年齢やPCスキルを問わず10分程の基本的な操作説明で問題なく操作ができます。使用開始後の操作に関する問い合わせはゼロです。
*2 レセコン：レセプトコンピューターの略。医療施設から健康保険組合などの支払い機関に対し、診療報酬を請求するために「レセプト（診療報酬明細書）」を作成するコンピューターシステム
効果２：病院全体でのスムーズな情報共有が可能に
院内すべてのPCにREPOAを導入。REPOAさえあれば、確認したい人がすぐに情報を確認できるようになりました。院内を探し回ることはありません。
また、レセコンと自動連携しているため、院内受付でレセコン上の患者情報が更新されるとリアルにREPOAも更新され、常に最新の情報を共有できます。
その他にも、患者さまの予防接種や面会などの予定も一括管理し、スケジュール管理・共有ツールとしても活用しています。情報や予定を把握することで、医師、職員間のスムーズな連携も可能になり、とても便利です。
効果３：一元管理でらくらく検索。ペーパーレスに
医療文書の一元管理が可能になり、探す手間が格段に減りました。紙文書やWord/Excelデータを探す必要はありません。
担当医ごと・患者ごとに過去の文書を検索できるので、新しく文書を作成する際も、必要な文章をコピーでき、便利です。時間の削減にもつながっています。
また、紙で管理する書類が以前より減ったので、ペーパーレスを実現でき、保管場所で苦労することもなくなりました。
【機能概要、画面イメージ付き】
「REPOA+」のサービス概要資料・帳票サンプル集をダウンロード！
００．はじめに
０１．REPOA+とは？
― 特長
― REPOAが選ばれるポイント
― 全国のご利用実績
― 期待効果
― REPOAで作成できる文書
０２．REPOAの豊富な機能（画面イメージ付き）
― 機能一覧
― 報告書・診断書作成における、スタッフの負担ゼロ、作業時間を1/4に削減できる機能
― 行政に提出する報告書の作成・提出モレを防げる機能
― あらゆるリスクを軽減できる機能
― スタッフ間のスムーズな連携を可能にする機能
０３．導入事例
０４．なぜ今、院内の「業務効率化」を進めるべきなのか？
０５．ご参考資料
― 動作環境（推奨スペック）
◆ご案内
＜「REPOA+」で作成できる帳票のサンプル集＞
・主治医意見書
・定期病状報告書
・診断書 など、
約５０種類の帳票サンプルを掲載！
今後の展望
事務部係長 飯田 正美 様
－今後、取り組みたいことを教えてください－
精神科だけでなく、介護・福祉分野などにおいても、文書にかかる業務の効率化を図っていきたいです。介護・福祉分野にも提出が必要な文書はたくさんあり、まだまだ手書きで紙が残っているのが現状です。当院のグループでは、医療サービスから介護サービスまでトータルに提供しています。グループ全体で業務の効率化につなげ、より質の高いサービスを提供していきたいです。
－インタビューにご協力いただきありがとうございました－
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（２）お客さまのIT活用成功事例を「事例集」として配信
（３）その他、コラムやイベント情報などをお知らせ
導入サービス
関連導入事例
帳票を電子化して分散した情報を一元化～チーム医療の高度化への第一歩～
- 導入サービス：電子カルテ
- 課題
- （１）各職種間の情報共有を円滑にしたい
（２）病棟ごとに異なる看護過程の標準化
（３）紙カルテの保管場所不足解消
- 効果
- （１）院内に点在する患者様データを一元化
（２）3病棟の業務洗い出し～標準化に成功
（３）75%の紙帳票を電子化し保管場所削減
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作業時間を50％削減する、電子帳票の活用方法とは？
- 導入サービス：TQ-Reporter
- 課題
- （１）紙の点検表をWord/Excelへ転記する作業に時間がかかる
（２）点検作業に必要な帳票が多く、大量の紙が発生
（３）点検項目数が多く、転記・入力ミスが発生
- 効果
- （１）帰社後の作業時間を約50％削減可能に
（２）点検作業に必要な紙を電子化し、ペーパーレスに
（３）転記・入力ミスを防止し、省力化・作業標準化に
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