事例｜紙の受取請求書を電子化し、業務効率化を実現した方法とは？

　当社が受け取る請求書は、現在95%が紙、残りの5％が電子です。電子請求書は10件程度だったので、Excelで管理簿を作成することで法対応が可能な量でした。

　しかし今後ますます請求書の電子化が進み、受け取り電子請求書の割合が増えると、Excelでは管理しきれなくなり、この先苦労することが目に見えていました。負担なく法対応を行うためには、システム導入が必須だと考えました。

　「システム導入するなら、紙請求書も電子化し管理方法を合わせよう」と考え、紙請求書の電子化も同時に検討。法対応と合わせて紙請求書の管理方法を見直し、紙と電子請求書の一元管理を目指しました。

　しかし、対応する人員の確保、作業の負担が課題となり、自社ですべてを対応するのは困難と判断しました。当社側の作業が少なく、無理なく業務改善できるサービスを探していました。

　当社では、毎月受け取った請求書を段ボール箱に入れ、書庫に保管しています。月に250～300枚の請求書を受け取るので、1年間で約12箱もの段ボールが溜まり、保管スペースが不足する状況に。請求書は最長10年の保管義務があるため、紙請求書を破棄できず書庫は段ボールで満杯になっていました。

　他のグループ会社４社でも同様な状況でした。グループ全体において、増え続ける段ボールを保管するスペースが徐々になくなり、破棄もできないため、年々不安が募っていました。

　社内の仕入れ担当者から「過去の請求書/仕入取引を確認したい」と問い合わせを受けると、対象の請求書を探し、内容を確認して回答しなければいけませんでした。経理担当者は、書庫に溢れかえっている段ボールの中から対象の書類を探すのに一苦労で、書類の確認～問い合わせ回答までをスムーズにできない状況でした。

　また、段ボールが棚の高い場所にある場合、経理担当者1名だけでは降ろすことができず、他の社員の助けが必要に。重い段ボールを運んだり降ろしたりする作業は本当に大変で、対応できる社員も限られていました。経理担当者だけでなく、作業を手伝ってくれる社員の業務が中断されることも多く、困っていました。

　当社には、グループ会社の経理業務を兼務している社員もいます。社内と同じように、グループ会社の仕入れ担当者から問い合わせの電話がかかってくることも。回答するには、当社から離れたグループ会社の書庫まで請求書を探しに行く必要があり、車の移動が必要に。会社間での移動はかなりの手間と時間を要していました。

　導入後、紙請求書をすべてスキャン代行・登録代行したことで、受け取る請求書のすべてを電子保存達成。担当者の人数は導入前と変わらないものの、「以前の人員や体制のまま自社で対応するのは不可能」、「早い段階で導入して本当に良かった」と経理担当者も日々効果を実感しています。

　電子請求書は、支払処理後に「かんたんぺパレス！」上のフォルダに登録します。その後、HCSさんにて、電帳法の検索要件である取引年月日・取引金額・取引先名を入力代行してくれます。

　紙請求書は、グループ会社の各拠点で請求書を受け取り当社で支払処理完了後、紙請求書を必要に応じてホッチキス止めし、HCSさんに郵送。その後HCSさんにて、スキャンから電子化、検索要件の入力、保管まですべて作業代行してくれます。経理担当者は、支払処理後に請求書を郵送するだけなので、電子化による負担はゼロです。

　当社は現在、DX化を推進中です。システム導入により逆に負担が増加しては当社にとってデメリット。「かんたんぺパレス！」の導入は法対応が第一でしたが、導入したことで経理担当者の負担なく業務効率化も実現できました。さらに、人材確保や属人化の観点でも効果を感じています。

　煩わしい作業をすべてお任せしたことで時間に余裕が生まれ、お客さま対応も迅速になり、社員が今まで以上に各自の業務に専念できています。

　毎月問題なく電子保存されていることを確認できているため、当社に返却された紙請求書は破棄を開始。段ボールで満杯だった書庫も段々と空きができ、保管スペースが改善され非常に満足しています。書庫に空きが増えれば、さらに導入メリットを実感できると思います。

　導入後、セキュリティ強化も達成できたと感じます。書庫は担当者以外立ち入り禁止ですが、導入前の段ボール管理だと担当者以外も自由に触れてしまう状況でした。紛失の危険性も高く、今考えると望ましくない管理方法だったと思います。

　導入後は、担当者以外システムを使用できないため、今までのような「誰でも触れる」状況は防止できます。BCP対策としても効果を感じ、安心して業務に取り組めていますね。

　紙請求書と電子請求書の一元管理を達成したことで、PCから”いつでも・どこでも”請求書を簡単に検索できるようになり、離れた書庫に移動する手間はゼロに。

　以前は紙請求書を探すのに苦労していましたが、画面から検索、確認ができるため時間短縮と効率化を実感しています。他の社員の手を借りることなく、担当者のみで対応可能になったので、社員それぞれが自分の業務に専念できる環境になりました。

　さらに、関係者間で請求書を確認、共有する際にもデータで共有できるので便利です。まだ使い始めたばかりで試行錯誤中ですが、将来的にはさらに業務が楽になることを期待しています。

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