事例｜廃棄物処理業における請求書発行業務の効率化方法とは？

　営業事務員３名で請求書発行業務を担当しており、月初のピーク時には、作業に５日間かかっていました。毎月５回の締め日があり、請求書を発行する件数は、月約1,500件以上。その内9割が紙の請求書でした。

　以前の運用では、封入・封緘作業にかなりの時間がかかり、営業事務員3名だけでは人手が足りない場合も。その際は、別業務の担当者に手伝ってもらいながら毎月作業に追われていました。5日間、請求書発行業務につきっきりで他の作業に手が回らないことも多々あり、会社全体の効率化に影響するほど業務負荷が大きかったので毎月大変でした。

　月末締めの以外の請求書発行業務もあわせると、すべての業務が終わるのに毎月合計10日間かかっていました。

　また、毎月1,500件以上のうち、約8割は月初に紙の請求書を印刷していたので、毎月１時間以上も複合機を占有することに。その間は他の印刷作業が止まってしまいました。事務所内で声を掛け合いながら対応していましたが、他の印刷物が混じることも。追加で請求書との選別作業が必要になるなど、手間で非効率な作業が発生していました。

　当社は、お客さまのご要望に応じてさまざまな手段で請求書を発行しています。例えば、「紙の請求書を印刷～封入・封緘～郵送する」、「電子請求書をお客さまご指定のWebサイトへアップロードする」、「電子請求書をメールやFAXで送信する」などの手段で発行しており、作業が煩雑化していました。

　特に郵送する場合は、請求書がお客さまの手元に届くまで時間がかかります。急がれているお客さまに対しては、原本が届く前にメールやFAXでお送りするといった個別対応も必要になっていました。

　「どの手段で請求書をお送りするのか」「事前にメールやFAXでお送りする必要がある先はどれか」、業務にモレがないようチェックリストを作成し、毎月慎重に作業していました。

　また、紙の請求書を郵送した後に、「品名・宛名を修正してほしい」などの要望があった場合、過去に送った請求書を探して修正し、再郵送する必要がありました。修正依頼は毎月十数件あり、ここでも個別対応が必要です。郵送の場合、修正した請求書の原本が届くのに2～3日程度かかってしまうため、原本が届く間はお客さまをお待たせする状態に。個別対応や追加対応などが毎月かなり多く、この部分の効率化は必須でした。

　顧客側に請求書が届いても、顧客の経理担当者の手元に届くまでにさらに時間がかかり、「請求書が届いていない」「いつ届くのか？」といった問い合わせも多くあり、不便さを感じていました。その際は、メールやFAXで再度対応が必要に。紙の請求書は、紛失などのリスクも高く、正しくお客さまのもとに届いたか、確認していただけたか、判断ができず不安でした。

　特に忙しい月初は、「休めない」という責任感や危機感が大きく、営業事務員にとって精神的な負担は大きかったと思います。

　育児中の営業事務員もおり、「お子さんが熱を出して休まなければいけない」など家庭の事情で休暇を取る場合も多々あります。月初は、5日間つきっきりで請求書発行業務を行う必要があったので、誰か１人でも急に休むと、他の営業事務員に作業が集中し、残業が発生する状況に。営業事務員には精神的な負担がかかっていたと思います。

　以前、HCSさんから基幹システムを導入し、請求書作成までの効率化を図りました。ですが、請求書の印刷～送付までの業務負荷は変わらず高く、営業事務員に負担も大きかったため改善する必要が。

　社員が働きやすく、安心して業務に取り組めるような環境、体制を構築することは必要不可欠です。次なるステップとして、請求書発行業務の効率化が実現できると、会社全体の業務がさらに良くなると考えました。

　導入後、毎月約1,500件のうち4割以上がWeb請求書への切り替えを受け入れてくださいました。Web請求書への切り替えによって、請求書発行業務の負担が大幅に軽減。毎月５回の締め日があり、以前は請求書発行業務に営業事務員3名で合計10日間かかっていました。今では合計8日間で対応可能になり、2日間の短縮を実現。さらに、業務負荷が大きかった月初のピーク時も、作業が分散され負担軽減できました。

　作業日数の削減を達成し、負担軽減につながったので、大きな効果を感じています。

　封入・封緘作業が削減できたことで営業事務員の負担軽減が実現し、「物品の受発注業務」や「売上業務」など、他の業務に時間を充てることができるように。負担軽減だけでなく、同時に業務効率化にもつながり、請求書発行業務以外の業務にも良い効果を与えられていると感じます。

　以前は、複合機の占領で、他の印刷作業ができなかったり、印刷物が混ざっていないかのチェックと選別作業に手間がかかっていたりしていました。今では、Web請求書の導入で印刷作業が削減され、選別の手間も軽減しました。

　導入後は、Web請求書を「かんたんぺパレス！」に一括アップロードするだけで作業が完結します。ご要望が多い先や請求書を即時受け取りたい先を優先的にWeb請求書に切り替えることで、個別のメール対応やFAX対応などが不要になり、業務がシンプルに。お客さまの要望に合わせた作業をチェックリストで管理する必要もなくなりました。営業事務員からは、「郵送の手間も削減し、お客さま対応のスピード向上にもつながった」との嬉しい声も挙がっています。

　また、請求書の修正業務もラクになりました。以前は請求書の修正依頼があった場合、原本が届くのに2～3日かかるためお客さまをお待たせしていました。導入後は、修正した請求書をWeb請求書としてアップロードした後、お客さまにアップロードが完了したことをご連絡するだけですぐにご確認いただけるので、お待たせすることは少なくなったと思います。基本的には、その日のうちに修正対応し、新しい請求書のアップロードまでを対応できているので、迅速な対応が実現できました。

　アップロードのタイミングを認知してくださっているお客さまもおり、好きなタイミングで自由に確認が可能になったので、当社へのお問い合わせの手間も少なくなったのではないかと思います。実際に、請求書発行後のお問い合わせは減っているので、効果を早急に実感でき満足しています。

　さらに、以前はお客さまのもとに請求書が届いているか分からず不安でしたが、導入後は「お客さまが閲覧されているか」をリアルタイムで確認できるので安心感があります。

　「閲覧されていない」方に対しては、当社からお客さまにメールや電話でお声がけしています。事前にお客さまのご迷惑にならないタイミングを社内で話し合い、マニュアル化。「Web請求書アップロード後、数日経っても開かれていない場合メールでフォローを実施し、さらに数日後開かれていない場合はお電話で説明する」といったルールを徹底し、丁寧な対応を心がけました。

　導入直後は、なかなか見てもらえない先が多くありましたが、毎月当社からご連絡することで、お客さまにも浸透し、メールや電話の回数も徐々に減ってきています。今後新しくお取引を開始するお客さまに対しても、マニュアルに沿った丁寧な対応を行いたいです。

　月初に負担が偏っていた業務が、軽減・分散されたことで、危機感や責任感などの不安から解放され、安心して働ける環境に。作業に追われることも少なくなり、残業時間の削減にもつながりました。

　導入当初、営業事務員からは新しい業務への不安の声が挙がることもありましたが、今では業務に慣れ、「この部分をもっと効率化できないか？」など、ポジティブな意見が増えてきました。引き続き、「働きやすく、安心できる環境づくり」を進めていきたいと思います。

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