残業・有休管理のシステム化に成功した、中小企業における勤怠管理の効率化事例

－どのような課題をお持ちでしたか？－

課題１：経営層から社員の勤務状況が見えにくい

　以前はすぐに社員の勤務状況が確認できず、誰がどれだけ残業したか、休日出勤したかが分かりにくい状態でした。

　これまで勤務状況を確認できるのは月の締め処理後で、リアルタイムの状況把握ができませんでした。時間が経つと「なぜ残業・休日出勤が必要だったのか」を確認するのが難しく、中々声掛けができません。休日出勤に関しては、当日出勤している社員に直接電話していましたが、人数の把握のみに留まっていました。

　また、当社は男性社員も育児休暇を積極的に取得しています。期間としては2週間～１か月程度が多いですが、その時期を把握するのが大変でした。「いつから休みなのか、いつ戻ってくるのか」を総務に聞き、紙の休暇申請書を調べてもらうことが度々ありましたね。「〇〇さんはどうして休んでいるの？」と思った時にも、確認にひと手間かかっていました。

課題２：時間有休の残数が分からない

　当社は、有給休暇５日分を、１時間単位で取得することができます。社員はこの制度を有効活用していますし、会社としても可能な限り働いてもらえるので、とても助かっています。

しかし、これまでは時間有休の残数を簡単に確認する手段がありませんでした。有休残日数を給与明細に記載していましたが、給与システムの仕様上、残数の内どれだけが時間有休なのかを記すことができず、総務に聞くしかありませんでした。

　総務では時間有休を含め、有給休暇を紙の申請書で管理していました。毎月の締め日に確認し、給与システムに反映。それ以外のタイミングで有給休暇の残数を社員から問い合わせされた場合には、その都度休暇申請とタイムカードを照らし合わせて残数を確認・回答していました。

　時間有休は、１時間単位で取得するため、通常の有休に比べ細かい管理が必要です。製造部門で働く社員には女性が多く、育児や介護などで、当日に突然休暇を取ることがあります。時間有休を取りたくても残数が分からず、総務に電話で確認するケースも少なくありません。社員自身ですぐに確認できず、不便だったのではないかと思います。

課題３：全て手作業で時間がかかる

　毎月１５日の締め日には全社員のタイムカードと休暇申請書をチェックし、勤務時間や残業時間、有給休暇の取得日数を紙の勤怠管理表に書き出します。Excelは使用せず、電卓を使って集計作業を行っていました。約５０名分の勤怠管理業務を1人で、全て手作業で行っていたため、締め後の2～3日間は勤怠管理業務に追われる状況でしたね。

　また、事務所と離れている関連会社に勤務する社員のタイムカードは、締め日の翌朝に回収に行っていました。打刻漏れや休暇申請書に不備がないかなどを関連会社側で確認をしてもらいますが、回収に間に合わず「もう少し待って！」とバタバタすることも。給与の支払いにも影響するので、毎月神経を使っていました。