多様な働き方に柔軟に対応し、管理業務の効率化を実現する方法とは？
人事/給与/勤怠管理の事例
公開日: 2021.08.01
HCSNewsLetter 第202号
取材協力
事務局 副主幹 鈴木 謙太郎 様
事務局 スポーツ指導員 吉野 真里奈 様
公益財団法人富山市体育協会様について
[所在地]
富山県富山市
[事業概要]
富山市民球場など富山市内にある約40のスポーツ施設と147の加盟団体の運営
富山市の体育・スポーツの統括団体である、公益財団法人富山市体育協会様。
人事/給与/勤怠管理業務を改善するための課題をどのように解決し、どんな効果が得られたのか？その詳細をご紹介します。
- 課題
- （１）人事/給与/勤怠管理の効率化
（２）多様な勤務体系の正しい管理
（３）客観的方法による勤務実態の把握
- 効果
- （１） アウトソーシングで業務工数圧縮
（２）カスタマイズで多様な働き方に対応
（３）クラウドでの一元管理で客観性担保
人事/給与/勤怠管理 業務改善の「３つの課題」
課題１：人事/給与/勤怠管理を効率化したい
以前の給与システムが更新時期を迎えたことが検討のきっかけでした。当協会の本部は富山市総合体育館内にあり、旧システムのサーバは館内に設置していました。サーバの他、給与明細印刷用のドットプリンタや専用端末も設置していましたが、これらのハードウェアとソフトウェアはリース契約していました。さらに、富山市内にある12の拠点からサーバに接続するためのVPN回線を、インターネット回線とは別に引いていました。システムのリース料やVPN回線といったランニングコストが負担になっていたので、次はクラウドサービスと決めていました。システム選定の条件は、本部と12拠点の職員の人事・給与・勤怠を一元管理できるクラウドサービスであることでした。
課題２：多様な給与・勤務体系を正しく管理したい
職員約150名のうち半数はパートの職員です。短い時間で勤務している方が多く、1日単位で週3日勤務する方や半日単位で週5日勤務する方、夜間だけ勤務の方など、勤務体系が複雑です。また、1ヶ月単位の変形労働時間制を採用しています。このように複雑な勤務体系の給与・勤怠を正しく管理しようとすると、一般企業向けの市販パッケージでは対応できません。外郭団体特有の給与・勤務体系に対応できることがシステム選定のポイントでした。
課題３：客観的方法で勤務実態を把握したい
勤務表や休暇申請など、勤怠管理は紙運用でした。勤務実績をシステムに手入力していましたが、入力誤りが発生してその確認・修正作業に時間を取られていました。また、年休取得日数や残業時間などの実績を即座に確認できるような仕組みがなく、CSVでダウンロードして加工するなど実績把握に手間がかかっていました。働き方改革関連法の施行を受け、職員の労働時間をより厳密に把握できるよう、勤怠管理のシステム化も同時に検討しました。
事務局 副主幹 鈴木 謙太郎 様
「３つの課題」を解決する「Oens 人事・給与システム」
■「Oens 人事・給与システム」 とは？
強固なセキュリティインフラ基盤と優れた防災性を兼ね備える『剱データセンター』で運用する、人事／給与システムのトータルアウトソーシングサービス。
■ 導入の２つの決め手
決め手１： 富山市外郭団体での給与計算業務アウトソーシング実績
当協会は富山市の外郭団体ですが、別の外郭団体がHCSさんの給与計算業務アウトソーシングサービスを利用していて、支障なく運用していると聞いていました。給与体系が民間と異なり特殊である点は当協会も事情が似ていたので、説得力がありました。
決め手２：人事・給与・勤怠を一元管理できるクラウドサービス
給与計算業務アウトソーシングに加え、人事・給与・勤怠をクラウド上で一元管理できるサービスを提供していることが、HCSさんを選定するポイントとなりました。
「３つの課題」を解決する「Oens 人事・給与システム」
３つの課題を解決するため、公益財団法人富山市体育協会様では、サービスを下記のように活用されています。
| 活用シーン | 主な概要 |
|---|---|
| サーバレス「クラウド人事・給与・勤怠管理システム」導入 | クラウド型のシステムを導入することで、サーバや専用端末が要らなくなりました。また、システムにはインターネットで接続可能なので、システム専用のVPN回線が要らなくなりました。 |
| 給与計算業務をアウトソーシング | 人事・給与システムと勤怠管理システムは同じクラウド上にあり、勤務実績データを連携しています。データ連携後の給与計算処理・ 明細印刷はHCSさんにアウトソーシングしています。給与明細印刷用のドットプリンタは要らなくなりました。 |
| Webブラウザを活用した勤務実態管理 | 以前は拠点毎に専用端末を設置して、担当者が紙の内容をシステムに登録していましたが、今は各職員がパソコンのWebブラウザから登録しています。 |
導入効果・メリット
事務局 スポーツ指導員 吉野 真里奈 様
効果１： アウトソーシングで業務工数圧縮
人事・給与システムと勤怠管理システムは同じクラウド上にあり、勤務実績データを連携しています。データ連携後の給与計算処理・ 明細印刷はHCSさんにアウトソーシングしています。HCSさんの専任担当者の方が対応してくださるので、業務の属人化を避けることができます。また、給与処理に関連する人事マスタ更新や社会保険/ 住民税等の変更への対応については、当協会とHCS さんとのダブルチェックの体制なので間違いに気づくことができて、正しく確実な給与計算ができます。非常に心強いですね。
効果２：カスタマイズで多様な働き方に対応
当協会の就業規則の考え方からご説明しました。多様な給与・勤務体系や1ヶ月単位の変形労働時間制といった制度をシステムに落とし込むために、多くの人と時間を割きました。最終的なシステムの全体像をHCSさんと共有するのにずいぶん苦労しましたが、時間をかけてシステム化していただきました。市販のパッケージではここまで対応してもらえません。
効果３：クラウドでの一元管理で客観性担保
勤怠管理のシステム化により勤務の打刻、各種申請の予定・ 実績入力は客観的な証拠となり、いつでも状況を確認できます。年休取得状況が一目でわかることで計画的な年休取得を促すことができるようになりました。また、変形労働時間制における期間内での勤務時間調整やシフトなどの管理がしやすくなりました。
同じ課題を持つ皆様へひと言
クラウドで自分自身の勤務実態が把握しやすくなりました。そのおかげで各職員が自分の勤務時間の中でどう仕事を進めるか計画できるようになり、残業時間も減りました。是非、勤怠管理のデジタル化に取り組んでみてください。また、アウトソーシングも業務効率化の選択肢としておすすめしたいです。
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