【卸売業の事例】卸売業｜請求書Web化｜働き方改革｜生産性向上

＜総務仕入課の視点＞

　請求書発行業務の中でも、特に工数のかかる「封入・封緘作業」の効率化が課題でした。

　総務仕入課の2名で毎月300～400通の請求書を発行しており、販売管理システムから出力した請求書を手作業で折り、窓あき封筒へ封入・封緘。その後、封筒の窓から宛名と中身を確認しながら仕分けを行い、郵便局へ持ち込む作業を毎月行っていました。

　20日締めや月末締めなど請求書の多いタイミングには、印刷から封入・封緘、発送までの一連の作業に朝10時から16時頃までかかることもあり、請求書発行業務だけで半日以上を費やしていました。

＜総務仕入課の視点＞

　請求書を迅速かつ確実に届けられる仕組みが整っていませんでした。請求書の郵送では到着までに時間を要するため、締め日当日や翌日の請求書発行を希望する要望が多く寄せられていました。

　特にお急ぎの取引先さまからは、「翌日の午前中までに請求書が欲しい」という要望をいただくこともありました。その際は社内の確認作業を優先して進め、FAXで送付するなどの個別対応が発生。締め日が土日をまたぐ場合は請求書の到着がさらに遅れるため、早期発行を希望する取引先さまへの対応にも苦労していました。

　また、郵送後の到着状況を把握できないことから、請求書の未着や紛失に関する問い合わせが、月に5～6件発生。再発行対応や問い合わせ対応に多くの時間を要していました。

＜社長の課題＞

　請求書を確実に届けるために、取引先さまと当社双方の業務を円滑に進められる体制づくりが課題でした。

　請求書の未着や送達遅延は、取引先さまの支払処理だけでなく、自社の入金管理にも影響を及ぼす可能性があります。また、本来であれば顧客対応や事業運営に充てられる時間が、問い合わせ対応や再発行対応といった付随業務に費やされていました。

　こうした非効率な業務を減らし、従業員が事業成長につながる”より付加価値の高い業務”へ時間を使える環境を整える必要があると考えていました。

＜総務仕入課の視点＞

　請求書発行業務に多くの時間を要していたため、本来取り組むべき業務へ十分な時間を確保できませんでした。総務仕入課2名は、給与計算や月次会議資料の作成など、会社運営や経営判断に関わる重要な業務も担当しています。

　特に月末締めでは、市役所や県庁などの官公庁向けに専用伝票の発行も重なり、月初には毎月2日程度の残業が発生。その結果、給与計算や月次会議資料の作成など、本来優先して取り組むべき業務に十分な時間を確保できない状況でした。

　また、請求書の誤送付は取引先さまからの信用低下につながるため、大きなプレッシャーに。特に業務が集中する月初は、限られた時間の中で正確に処理する必要があり、その負担は一層大きくなっていました。

　さらに、封入・封緘作業には多くの工数がかかるため、繁忙時には担当者以外の従業員が応援に入ることもありました。そのため、関連業務にも影響が及ぶ可能性があり、担当者の経験や負担に依存した運用の見直しが課題となっていました。将来を見据え、特定の担当者の経験や頑張りに依存せず、誰でも安定して対応できる業務体制を構築することが重要だと感じていました。

＜社長の課題＞

　従業員が本来取り組むべき業務へ時間を使える環境づくりが課題でした。

　請求書発行業務に多くの工数がかかることで、月次資料の作成やデータ集計など、経営判断や会社運営に関わる重要な業務の着手が遅れる状況に。

　また、限られた人数で業務を回す中で、特定の担当者へ負担が集中し続ける状態は望ましくないと考えていました。従業員の負担を軽減するとともに、本来注力すべき業務へ時間を振り向けられる環境を整えることが、「全従業員の物心両面の幸せの追求」という当社の考え方にもつながると考えていました。

＜総務仕入課の効果＞

　「かんたんペパレス！（お届け編）」の導入により、請求書発行業務にかかる作業時間を94％削減しました。

　全取引先の約7割をWeb化したことで、発行業務の大部分を占めていた封入・封緘作業の工数を大幅に削減。その結果、担当者2名で紙とWebの請求書発行業務を並行して処理できるようになり、これまで朝10時から16時頃までかかることもあった請求書発行業務を、最短30分で完了できるようになりました。

　また、Web化によって郵送コストも削減され、郵便料金値上げの影響を抑えられたことも、副次的な効果で非常に満足しています。

＜総務仕入課の効果＞

　請求書に関する問い合わせや個別対応業務を大幅に削減できました。請求書Web化により締め日当日や翌日の送付にも対応可能に。取引先さまからの早期送付依頼へ迅速に対応できるようになりました。

　また、導入前に発生していた請求書の未着や紛失による問い合わせはなくなり、再発行対応も不要に。現在の問い合わせはシステムの操作方法に関するものが中心で、多い月でも数件程度です。その多くはマニュアルを活用して簡単に対応できています。

　さらに、お取引先さまへの案内も「お知らせ機能」を活用して円滑に案内できるように。個別連絡やお詫び文への対応もスムーズに行えています。取引先さまにとっても、請求書発行に関する案内や営業日情報をタイムリーに確認できるようになり、利便性の向上につながっていると感じています。

＜社長の効果＞

　請求書の迅速かつ確実な送達により、入金管理の円滑化につながりました。

　導入前は、請求書の未着や紛失による支払遅延のリスクがありましたが、請求書Web化によって取引先さまへ確実に請求書を届けられるようになりました。その結果、問い合わせや再発行対応の削減だけでなく、請求関連業務をより安心して運用できるようになったと感じています。

　また、取引先さまからも迅速な対応を評価いただいており、利便性向上や顧客満足度の向上にもつながっています。

＜総務仕入課の効果＞

　請求書発行業務の効率化により、本来業務へ充てられる時間が大幅に増えました。

　これまで請求書発行業務に費やしていた時間を、給与計算や月次会議資料の作成、官公庁向け専用伝票発行などの業務へ充てられるようになり、月次業務を計画的かつ前倒しで進められるようになりました。

　また、月初に発生していた残業もなくなり、誤送付への不安やプレッシャーも軽減。時間的にも精神的にも余裕を持って業務へ取り組めるようになりました。

　さらに、請求書発行業務の効率化により、担当者依存の作業が軽減され、引き継ぎしやすい業務体制を実現。担当者の休暇や不在時でも業務を継続しやすくなり、より安定した運用が可能になり、従業員の満足度向上、総務仕入課全体の効率化にもつながっていると思います。

＜社長の効果＞

　総務仕入課の締め作業前倒しによって、月次データの集計・分析へ早期に着手できるようになりました。その結果、月次会議資料の作成や事業計画の策定をこれまでより早く進められるようになり、経営判断の迅速化につながっています。

　従業員が請求書発行業務に追われることなく、本来担うべき業務へ時間を使える環境が整ったことで、働きやすさの向上と業務品質の維持を両立できる体制づくりにつながりました。人材をより有効に活用できる体制づくりが進み、今後の企業成長を支える基盤強化につながったと感じています。

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