【製造卸売業の事例】請求書、納品書発行・ペーパーレス化

　請求書・納品書の発行業務は、営業事務担当者にとって大きな負担となっていました。営業事務10数人が、帳票の印刷から封入・封緘、発送までを手作業で対応。 請求書の発行先は約1,500件に上ります。取引先さまの多くが月末締めであったため、発行業務は月初に集中していました。

　納品の都度発行する納品書については、発行枚数が月間約7,500通に及びます。さらに、全ての取引先さまに納品書控えを出荷当日、確認書として出荷案内書を自動FAXで別途送付していたため、二重作業が発生していました。

　また、請求書発行から郵送までの作業に時間がかかるため、「締め日当日に明細が欲しい」といった取引先さまからの個別要望も多く、対応に追われていました。さらに、帳票の仕分けや封入作業を各デスクで行っていたため、通常の電話対応や事務作業との両立も難しく、就業時間内に処理を終えられないことも少なくありませんでした。

　大量の帳票を手作業で処理していたため、誤送付や誤封入などの人為的ミスが発生するリスクも抱えていました。こうしたミスは取引先さまとの信頼関係を損なうだけでなく、企業としての信用にも影響を与えかねないため、帳票管理の精度向上も重要な課題でした。

　大量の紙やFAXによる帳票運用に伴うコスト負担も大きな課題でした。毎日の出荷案内書にかかるFAX通信費、請求書・納品書発行にかかる印刷代や封筒代、切手代、郵送費に加え、封入・封緘や発送作業にかかる人件費も発生。関連業務にかかるコストは月額約130万円に達しており、経営面から見ても無視できない状況でした。

　また、単なるコスト削減が目的ではありません。削減したコストや人的リソースを、新商品開発やさらなるIT活用、取引先さまへのサービス向上に振り向けることで、より高い付加価値を生み出したいと考えていました。そのため、帳票発行業務の見直しは、経営面から見ても重要な課題となっていました。

　事業成長と働きやすい職場環境を両立することも大きな課題でした。当社では、5～6年前から完全週休二日制の実現を目指していました。しかし、請求書・納品書発行業務には多くの工数を要しており、平日だけでは処理しきれない業務が土曜日へ持ち越されることも少なくありませんでした。そのため、休日制度を変更するだけでは根本的な解決にならず、業務そのものの見直しが必要な状況でした。

　月初の請求書発行時には8～10名が、納品書発行業務と並行して進める必要がありました。電話対応や他の事務作業との両立も求められ、残業が発生することも珍しくありませんでした。

　さらに、今後の事業拡大を見据えると、取扱商品数や取引量の増加によって帳票発行業務の負担はさらに増えることが予想されます。従業員の負担を増やすことなく事業成長を続けていくためには、生産性向上による業務基盤の強化が不可欠でした。

　請求書・納品書をWeb化したことで、ボタン一つで帳票を取引先さまに送付できるようになりました。これにより、これまで一日にかなりの時間を要して一通ずつ行っていた印刷、封入・封緘、郵送といった手作業が不要となり、作業時間が大幅短縮。特に納品書に関しては、従来別途FAXにて送付していた出荷案内書との二重作業が解消され、請求書発行と時期が重なる場合でも業務負担が著しく増加することはなくなりました。

　また、従来懸念されていた誤送付や誤った帳票の混入といった人為的ミスも、Web化とシステムによる送付管理の導入により大幅に減少。大量の帳票処理に追われる状況が解消されたことで、従業員は取引先さま対応をはじめとした他の重要業務に充てる時間を確保できるようになりました。

　さらに、「かんたんぺパレス！」の通知管理機能を活用することで、請求書・納品書送付の通知作業も簡素化。この機能は送付通知だけでなく、年末年始のご挨拶など季節・行事に応じた案内にも活用しており、社外へのコミュニケーション効率が向上しています。

　導入当初は操作に不慣れな面が見られ、戸惑いが生じる場面もありましたが、導入から2〜3か月で社内に定着し、半年も経たないうちに運用は安定。現在では、多くの従業員が「導入してよかった」と実感しており、社内全体で業務効率化を実感しています。

　紙帳票の運用が定着していましたが、取引先さまの約85％に対し、請求書・納品書のWeb化を実現。導入前の2021年と導入後の2025年を比較すると、請求書・納品書発行業務にかかる人件費や印刷費、封筒代、郵送費などを含め、年間約1,000万～1,500万円のコスト削減を実現しています。また、帳票Web化による印刷費や郵送費などの直接的な削減効果だけでも、年間約300万～400万円に上りました。

　削減できたコストや人的リソースを、新商品開発やデジタル活用の推進など、より付加価値の高い業務へ振り向けられるようになったことも大きな成果です。業務効率化によって生まれた余力を、取引先さまへのサービス向上や事業成長につながる取り組みに活用できるようになりました。

　『かんたんぺパレス！』の導入により、請求書・納品書発行業務の負担が大幅に軽減され、完全週休二日制の運用を無理なく支える業務基盤を整備することができました。これまで月初や繁忙期に発生していた残業や土曜日への業務持ち越しが大きく減少。有給休暇も取得しやすくなり、従業員がより働きやすい環境づくりにつながっています。

　また、導入後は取扱商品数や売上が増加し、発行する帳票数も増えています。しかし、帳票発行業務を効率化したことで、事業拡大に伴う業務量の増加にも無理なく対応可能に。現場の負担やストレスを抑えながら成長を続けられる体制が整い、企業成長を支える業務基盤としても大きな効果を実感しています。

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