介護向け勤怠管理システム導入事例｜ケアぽけっと勤怠｜社会福祉法人宇奈月福祉会様

　以前は打刻専用システムを利用していましたが、打刻機器は事務所入口の1か所にのみ設置されており、全職員が必ずそこに立ち寄ってから各事業所へ向かう運用でした。

　敷地内には複数の事業所が点在しているため、出勤のたびに「事務所へ移動 → 打刻 → 各事業所へ移動」という動線が発生しており、1回の打刻に30秒～1分以上を要していました。特に、事務所から遠い事業所の職員は、拠点内を車で移動する必要があり、出勤時の負担は非常に大きかったです。

　さらに、以前の打刻システムでは、打刻時に勤務区分の選択が必要だったため、職員は打刻時点で当日の自身の勤務区分（シフト）を正確に把握していることが求められていました。しかし、勤務区分が複雑なため、勤務区分の選択ミスによる誤打刻が日常的に発生。ミスが起きた場合の修正は、職員自身が該当端末を操作して行う運用でしたが、打刻機器が拠点内の1か所にしか設置されていなかったため、修正作業は大きな負担で、修正が後回しにされるケースも少なくありませんでした。

　ある拠点では、印鑑と手書きで管理する「出退勤管理表」も併用しており、「手書き記入 → 押印 → 敷地内移動」という作業が日常的に発生。現場からは手間や煩雑さに対する不満の声が多く上がっており、より負担の少ない打刻運用の体制整備が課題となっていました。

　月末の締め処理は、打刻の修正を各事業所の責任者が行いますが、修正作業は拠点内に1台しかない打刻機器で対応する必要があり、全責任者が事務所へ集まって作業を行う運用となっていました。そのため、締め作業期間には作業が集中し、端末の操作待ちが常態化。職員同士での電話連絡が飛び交い、順番が来たら再度事務所に向かうという二度手間・三度手間につながっていました。

　事務所から一番遠い事業所だと、移動に3分ほどかかるので、往復で何度も行き来することはかなり非効率でした。責任者同士の作業がバッティングして混雑する状況に対して、現場から不満の声が上がることもしばしば。管理側としても、「申し訳ない。この状況を何とかしたい。」と感じる場面も多かったです。

　さらに、日々発生する打刻ミスや打刻漏れについては、修正作業の負担から未修正の打刻データが月末に溜まる状態に。締め作業時に責任者がまとめて確認・修正する必要が発生し、締め作業は5〜6時間以上かかることも珍しくありませんでした。この月末特有の業務負荷は、責任者にとって大きなストレスになっていたと思います。

　勤怠に関する運用は、「①打刻は専用システム、②勤務表は各事業所で作成したExcel、③休暇申請・勤務変更申請・長期勤務申請はすべて紙」の複数媒体に分散。そのため、それぞれが別々の形式で管理されており、統一したワークフローが存在していませんでした。

　特に紙の申請業務は、手書きと押印の作業が日常的な負担となり、現場では「書くのが大変、押印が面倒」という理由から、提出そのものが後回しになるケースも多々発生。例えば、残業の超過勤務申請は記入が煩雑なため、提出しないままにしてしまう職員がいたこともありました。

　「専用システム・紙・Excel」が混在した状態では、情報管理の流れが一貫しないことから、日々の確認作業が煩雑になり、現場と責任者双方の負担が増していました。

　『ケアぽけっと勤怠』の導入により、各事業所で直接打刻できる環境が整い、事務所へ立ち寄って打刻するという運用から解放。以前は敷地内の各事業所へ向かう前に必ず事務所へ戻る必要があり、打刻忘れが起きやすい運用でしたが、今は各事業所で顔認証打刻が可能となり、職員は現場に到着した瞬間に打刻が完結します。移動のムダがゼロになり、打刻漏れが発生しやすい運用から脱却できました。

　また、顔認証打刻はカメラに顔を向けるだけで打刻が完了するため操作が非常にシンプルで、世代を問わず扱いやすいです。勤務計画表に登録された当日のシフト情報が社員IDと紐づいていることで、勤務区分は自動で判定され、打刻時の勤務区分選択が不要に。誰でも迷わず打刻ができるようになり、打刻漏れや誤打刻防止にもつながっています。顔認証による確実な本人認証によって、なりすまし打刻を防止でき、打刻の正確性が向上。意図しない誤打刻や打刻漏れを未然に防ぐことができ、勤怠データの信頼性向上にもつながりました。

　これまで行われていた、手書きと押印による出退勤管理表の運用が不要となり、「書く・押す・移動する」といった日々の煩雑な運用も完全に解消。紙への記入や押印作業が現場の負担となっていましたが、『ケアぽけっと勤怠』導入後は、日々の勤怠処理がシンプルかつ確実、正確に行える環境へと変わりました。

　『ケアぽけっと勤怠』は、単なる勤怠管理ツールではなく、労務の可視化と適正化を支える基盤であると捉えています。特に、勤務時間（予定）と打刻時間（実績）の差異を一目で確認できる点は、各事業所の責任者だけでなく、法人全体を管理する立場としても非常に有用で、現場からも好評です。勤務実態と記録の乖離については重要な管理ポイントと考えますが、こうした課題を仕組みとして未然に把握し、是正につなげられる環境が整ったことは、法人運営上の大きな改善だと感じています。

　今回の導入により、各事業所で締め作業を完結できるようになり、月末締め作業時の業務混雑が解消。以前は複数の責任者が同じ場所で端末を使うため、締め期間になると混雑や作業調整に悩まされていましたが、導入後は各事業所で締め作業を完結できるようになり、業務の調整・電話でのやり取りといった非効率作業がゼロになりました。

　さらに、顔認証打刻の導入や勤務区分選択が不要になったことで、日々の打刻ミスや打刻漏れが大幅減少。結果、以前は5〜6時間以上かかっていた月末締め作業が5割以上削減され、作業時間の短縮を実現しました。単に時間が減っただけでなく、締め作業に対する精神的負担の軽減も大きな効果と感じています。現場責任者からは「打刻や月末作業が楽になった」といった声も上がっており、現場のストレスが明確に解消されています。

　また、締め作業に関するちょっとした疑問や操作方法については、『ケアぽけっと勤怠』のAIチャットボットに質問できるため、責任者同士や管理者への問い合わせが分散。これにより、締め作業の“止まり”が発生しにくくなり、作業効率向上に寄与しています。月末が近づくと憂うつになるほど負荷が高かった作業が、今ではスムーズに進む業務になり、満足度は非常に高いです。

　『ケアぽけっと勤怠』の導入により、勤怠情報の流れが一本化され、「専用システム・紙・Excel」が混在する煩雑な管理から脱却。申請や確認をすべて画面上で行えるようになったことで、申請漏れや確認遅れも大きく改善しています。

　特に、勤務表における「負荷確認・必要体制確認」機能により、シフト作成・調整の場面で効果を実感。事前に人員配置の過不足を把握できるため、感覚に頼ることなく全体像を見ながら調整ができるようになり、シフト作成時の判断がしやすくなりました。

　こうした仕組みにより、公正・公平なシフト作成（休暇・希望休の適切な反映）と、勤務実績の正確な把握が可能となり、職員の納得感や安心感の向上につながります。「誰かに負担が偏っていないか」「無理な勤務が常態化していないか」といった点を、データに基づいて把握できることは、管理者のマネジメント力向上にも寄与。結果、離職防止や雇用の安定につながるだけでなく、採用時においても「働きやすさ」の根拠をもって説明できるようになり、持続可能な人材確保につながると考えています。

　また、勤務時間や打刻状況が可視化されたことで、責任者・職員双方の「勤怠管理も業務の一部」という意識が自然と浸透。職員の勤怠管理に対する意識が芽生えたきっかけにもつながりました。職員が自ら画面上で自身の勤怠状況を確認しながら「申請・調整」を行う習慣が定着し、曖昧になりがちだった残業やシフト状況の把握も明確になっています。ここに AIチャットボットが加わることで、職員が疑問を自身で解決できる環境が整い、“自分で管理する意識定着” の後押しに。現場が主体的に操作・確認ができるため、結果として組織全体の勤怠管理意識が向上する効果につながっています。

　さらに、各種申請（休暇・勤務変更など）の承認業務については、差し戻し理由を共有できる仕組みが整えば、申請内容の精度が高まり、より一層の業務効率化につながると期待しています。