事例｜総合建設業のIT資産見直しで、計画的IT投資を実現した方法とは？

　IT資産の全体像が全く把握できていない状態が長年続いていました。サーバやネットワーク機器の選定・購入・設定は、以前の担当者が独自に進めており、設定内容や構成の記録もほとんど残されていませんでした。

　そのため、「どの機器がどのような役割を担っているのか」、「現状のネットワーク構成がどうなっているのか」を把握できる人が社内にいない状況に。ベンダーからの保守や更新提案を受ける際にも、必要な情報が不足しており、適切な対応が難しい状態でした。

　結果として、10年以上前の古い機器が使われ続けていたり、ライセンス管理が曖昧なまま放置されていたりと、IT資産の老朽化や管理不備が深刻化。さらに、ITコストの全体像も見えず、計画的な予算策定も困難な状況でした。

　IT資産の管理は、総務部の担当者が1〜2名で対応しています。当社にはIT専門部署がなく、日常的な問い合わせやトラブル対応、PCセットアップ、ネットワーク障害への対応など、幅広い業務を限られた人数でこなさなければなりませんでした。特に、新入社員が多く入社する1月から3月は、PCセットアップ作業が集中し、IPアドレスの枯渇やネットワークトラブルが頻発。こうした問い合わせやトラブル対応には、原因を突き止めるのに1件につき2時間以上かかることも珍しくありませんでした。

　トラブル発生時には、どこに問い合わせれば良いか分からず、ベンダーに相談しても他社を案内されるなど対応が迷走。管理業務や経理財務など他の業務も兼務しているため、IT関連の緊急対応で2時間以上取られるのは大きな負担でした。

　また、IT関連の資料やマニュアルが整備されていなかったため、問題が発生すると「担当者に聞くしかない」という状況が続き、担当者不在時は業務が滞るリスクも高まっていました。問い合わせをする側も、される側も双方の負担が大きく、属人化により業務の継続性や効率性が大きく損なわれていました。

　IT資産管理や運用体制の不備により、BCP（事業継続計画）やセキュリティ対策についても、より一層の強化が求められる状況でした。

　例えば、サーバ室が河川近くの自社1階に設置されており、水害発生時のリスクを意識しつつも、十分な対策を講じるには至っていませんでした。今後の災害リスクに対応するため、より安全な運用体制の構築が必要だと感じていました。

　また、社員からの問い合わせに迅速に対応できない状況が続いた結果、社員の自己判断に頼らざるを得ない対応が年々増加。ネットワークに繋がらない場合、個人のスマートフォンでテザリングを行ったり、固定IPアドレスを設定したりと、セキュリティ面で注意が必要な対応も見受けられました。

　リモートワークの普及や会社規模の拡大に伴い、ITの知識習得やセキュリティ意識の底上げも急務となり、全社的な教育体制や運用ルールの整備を徹底する必要がありました。

　これまではIT資産の全体像が把握できていなかったため、機器の更新時期やライセンスの有効期限などを正確に把握できず、適切なITコストの把握が困難でした。「IT資産の一覧化」に向けてHCSさんに支援してもらい、現状の構成や利用状況を見える化に成功。一覧化できただけでも、当社にとっては大きな効果があり、正確な現状把握によって危機的状態から脱却できました。

　IT資産の見える化により、将来を見据えた投資計画の立案が可能となり、例えば「5年後にサーバ更新でどれだけの費用が必要か」といった具体的なロードマップが作成可能に。結果、予算策定や投資判断の精度が大きく向上し、計画的なIT投資が行える体制の基盤が整いました。今後もHCSさんに相談しながら、当社に合うサービスや効率的な運用環境の構築を進めていきたいです。

　さらに、ライセンス管理や保守契約の更新漏れも防げるようになり、ITコストの最適化とコンプライアンス強化にもつながっています。

　従来は、トラブルが発生すると担当者が個別に対応し、復旧までに多くの時間と労力がかかっていました。IT資産の「見える化」により、問い合わせの対応手順が明確化。用件ごとに連絡すべきベンダーがはっきりしたことで、これまでのようにたらい回しにされることがなくなり、担当者も状況に応じて迅速で的確な指示が出せるようになりました。

　さらに、トラブルや不明点があれば、まずはHCSさんの専任SEに相談できる体制が整ったことで、IT運用に統一感と安心感が生まれています。問い合わせをする側、される側双方のストレスが軽減され、組織全体の業務効率も向上。担当者は本来注力すべき業務に集中できるようになり、より付加価値の高い業務へリソースを振り分けられる環境が整っています。

　この環境を活かし、マニュアルや運用ルールの整備を進め、担当者が不在の場合も社員が正しい手順で対応できる環境づくりを推進中です。業務停滞の防止、担当者の負担軽減、そして社員の自己判断によるリスク抑制につなげていきたいと考えています。