事例｜卸売業における請求書発行業務の効率化方法とは？

　当社では、毎月約1万件の請求書を発行しており、そのうち約半数が封書での送付です。郵便料金の値上げが続く中、これらの郵送にかかるコストは年々増加。会社全体の間接コストに大きく影響を与えており、早急な対策が必要でした。

　郵送にかかるコストは、単なる切手代だけではありません。封筒や用紙などの資材費、印刷機の維持費、作業にかかる人件費など、目に見えないコストも積み重なっていました。

　封書での請求書送付は、作業工程が多く、各支店にとって大きな負担となっていました。請求書発行業務はそれぞれの支店の総務課が約2名で対応しています。特に封書対応は、「印刷、三つ折り、封入封緘、通数確認、郵送準備」といった一連の作業が発生し、業務の複雑さと作業量の多さが課題でした。

　このうち、富山県、石川県の支店の分についてはHCSさんに印刷業務をアウトソーシング※1し、業務の効率化を図っています。ただし、封書の中には送付不要や別様式での送付を希望される得意先さまが多数存在するため、HCSさんから請求書到着後に当社で仕分け・確認を行い、各担当者に振り分ける必要あります。すべてを外部に任せると、この重要なチェックができなくなるため封入封緘から発送までは自社で対応しており、作業負荷は非常に高い状況でした。

　特に20日や月末などの締め日には、1拠点あたり約1,500件以上の対応が集中し、半日以上をその作業に費やす状況。他の業務が手につかず、「この作業を終えないと次の業務に進めない」という状況が常態化していました。さらに、郵便局への持ち込みには時間的な制約があり、請求書を受け取ったその日のうちに発送準備を完了させる必要があるため、時間との勝負になる場面も多く、精神的な負担も課題でした。

　また、ガスボンベの貸借照合書など、請求書と同封すべき書類の同封漏れや封入ミスが発生するリスクがあり、確認作業にも多くの時間を要する状況。こうしたミスは得意先さまへの信頼にも関わるため、作業の正確性を保つ精神的なプレッシャーも大きかったです。

※１：企業が自社で行う業務の一部を外部の専門企業に委託すること。

　請求書の送付方法は得意先さまごとに異なる要望があり、「FAXで送ってほしい」「メールで送ってほしい」「専用サイトにアップロードしてほしい」など、個別対応が必要なケースが多く、標準化が難しい業務となっていました。

　請求書の発送には、各支店で独自にリストを作成し、送付方法・締め日・必着日などを管理しています。リストに基づき、送付先の確認やFAX送信などの個別対応を行っていましたが、送信漏れや誤送付といったヒューマンエラーが発生することもありました。

　発送後も、月初の休業などで締め日がずれると、請求書の到着が遅れ、「請求書はまだですか？」という問い合わせが発生。電話やメールでの対応に追われる場面も多く、業務負荷の一因となっていました。

　請求書Web化により、紙での郵送件数が減少する兆しが見え、郵便料金や封筒・用紙などの資材費、印刷機の維持費、人件費といった間接コストの削減につながる環境が整いました。

　まずは、約300先を対象に請求書Web化を進めたことで、紙の郵送が不要となり、一定のコスト削減を達成。今後、対象先をさらに拡大することで、郵送コストの大幅な削減が期待できると感じています。

　最終的には、全体の8割以上の得意先さまをWeb化することを目標としており、紙の請求書にかかるコストや作業負荷を大幅に削減できる環境を実現したいです。

　封書対応にかかる業務負荷については、請求書Web化により確実に作業量が減少しています。これまで締め日には半日以上作業に追われていましたが、Web化された請求書は封入封緘や通数確認が不要となり、作業時間の短縮や他業務へ集中できる時間が確保できるようになりました。担当者の精神的なゆとりも生まれ、社内全体の効率化にもつながっています。

　郵送が不要となったことで、発送準備や郵便局への持ち込みといった業務も軽減し、時間的制約からも解放。これまでの「その日のうちに発送しなければならない」というプレッシャーも軽減され、余裕を持った対応が可能になっています。

　今後、請求書だけではなく、ガスボンベの貸借照合書などのWeb化も検討しています。同封漏れや、封入封緘ミスといったヒューマンエラーのリスクも確実に減少すると感じています。段階的にWeb化を進めることで、さらなる業務の平準化と作業負荷の軽減が進み、付加価値業務への注力が可能になることを期待しています。

　請求書Web化により、得意先さまが好きなタイミングで請求書を確認できる環境が整い、個別対応の一部を簡素化できました。Web化案内を送付したその日に登録いただいた得意先さまもおり、ニーズの高さを実感しています。

　これまでは、各支店で送付方法や締め日などをリスト管理し、FAXやメールなどの個別対応を行っていましたが、締め日には対応が集中し、送信ミスや問い合わせ対応が発生するなど、業務負荷の要因となっていました。現在は、締め日に自動で「アップロード通知メール」が得意先さまに届く仕組みとなっており、当社側ではアップロード状況を確認するだけで済むため、対応の手間が大幅に軽減される環境が実現。

　運用が順調に進んでいることから、今後は対象先を段階的に拡大し、個別対応の標準化と業務の安定化を積極的に進めていく方針です。最終的には、対応方法の統一により、問い合わせ対応のミスや負担を大幅に軽減することを目指しています。

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