いつでも社内とつながる、安定した接続を実現する方法とは？
テレワークの環境整備で、働き方改革と業務効率化を実現した事例
公開日: 2023.03.01
HCSNewsLetter 第221号
取材協力
設計部長 竹田 好孝 様
株式会社 祥設計 様について
[所在地]
（富山本社） 富山県高岡市石瀬237-6
[事業概要]
電気設備および機械設備に関する調査から設計、工事監理業務
電気設備および機械設備に関する調査から設計、工事監理業務を行う、株式会社祥設計様。テレワーク環境の整備を目指し、社内への安定した接続を実現することにより、社員の働き方改革に成功した事例をご紹介します。
- 課題
- （１）全社員がテレワーク可能な環境づくり
（２）約６割の社員はアクセス不可
（３）お客さまへの確実な情報提供
- 効果
- （１）社員の働き方が多様に
（２）いつでもデータへのアクセスが可能に
（３）データはPCですぐに確認、紙削減に
目次
５分で分かる！限られた「時間」と「予算」でテレワークを始めるには？
〈コラムの内容〉
１．最低限の準備でテレワークを始めるために
２．快適なテレワークを始めるために
３．限られた「予算」でテレワークを始めるために
４．限られた「時間」でテレワークを始めるために
社内への安定した接続を実現するための「3つの課題」
設計部長 竹田 好孝 様
－検討のきっかけを教えてください－
新型コロナウイルスの流行に伴い、テレワークの必要性が高まったのがきっかけです。コロナ禍以前から、テレワークを見据えて社員にはノートPCを支給していました。しかし、業務で扱うCADデータを保管している、ファイルサーバへの接続方法に課題があったのです。そのままでは、本格的なテレワーク利用に支障がでるため、改善の必要性を感じていました。
－どのような課題をお持ちでしたか？－
課題１：全社員がテレワーク可能な環境づくり
これまでの接続方法を見直す必要がありました。外部から社内のファイルサーバへは、インターネットを通じ、専用ソフト経由でアクセスしていました。同時に接続できる数に制限があり、接続が多い時には順番待ちが発生していました。結果、接続時間を短くするために、自端末にデータをコピーし、編集をするなど手間がかかっている状況だったのです。テレワークを増やしても作業効率を維持するためには、この状況を改善し、かつ安全にアクセスできる環境が必要でした。
課題２：約６割の社員はアクセス不可
これまでの接続方法では、同時に接続できる数に制限がありました。制限により、同時にアクセスできるのは全社員の約4割のみ。残りの約６割の社員は、同じタイミングで接続ができない状況でした。制限なく、いつでもアクセスできる環境が必要だと考えていました。
課題３：お客さまへの確実な情報提供
お客さま先で作業を行う時には、必要となる資料を紙で用意し、持参していました。資料に不足があったり、急遽別の準備が必要になったりした時には、後日改めて訪問することになります。余計な手間を予防し、お客さまへ確実に情報提供ができるようにする必要がありました。
「3つの課題」を解決する「Oensテレコネクト」
－採用の決め手を教えてください－
一番の決め手は、HCSさんへの「信頼」です。以前より、ホームページやネットワークなど様々な場面でお世話になっていました。接続不可など不具合時の対応や、セキュリティ面においても「安心」してお任せできます。
－工夫された点を教えてください－
まずは1IDを私のPCに導入し、使い勝手を検証しました。効果を実感した後に、19IDを追加し全社に展開。約7割の社員が利用しています。HCSさんに手順書を用意していただいたおかげで、社員への周知や導入もスムーズに行うことができました。
導入にあたって、勤務状況監視の必要性について話題にあがりました。ただ監視によって、利用が進まないようでは本末転倒です。社長の意向で、社員の自主性に任せることにしました。
導入効果・メリット
－取り組みの効果はいかがでしたか？－
効果１：社員の働き方が多様に
いつでもテレワークすることができるようになり、働き方の選択肢が多様になりました。新型コロナウイルスや悪天候などの影響で、出社が難しい緊急の場合にはテレワークを選択。安心して働くことができています。
効果２：いつでもデータへのアクセスが可能に
安定した接続で、社内にいるのと同じ環境でデータへアクセスできるようになりました。アクセス待ちで業務が滞ることもなく、効率よく業務を行うことができ便利です。
効果３：データはPCですぐに確認、紙削減に
お客さまへ提示する必要のある資料は、現地でPCから確認できるようになりました。追加の資料が必要になった場合の心配もありません。2度手間もなく、お客さま先での作業も効率的に行うことができます。
また、紙を削減することもできました。これまで紙で用意していた資料を、今では、PCやタブレットですぐに提示できるようになったことで、印刷量を減らすことができました。ペーパーレスにもつながり、その効果を実感しています。
今後の展望
－今後、取り組みたいことを教えてください－
テレワークを推進していきたいです。隔週や隔日で導入するなど、頻度を増やしていきたいと思っています。取り組みの中で、出勤の重要性や効果について社員からの意見を集め、より働きやすい環境づくりを行っていきたいですね。
－インタビューにご協力いただきありがとうございました－
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２．快適なテレワークを始めるために
３．限られた「予算」でテレワークを始めるために
４．限られた「時間」でテレワークを始めるために
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- 課題
- （１）受注拡大、新規顧客の開拓
（２）メール利用時の情報漏洩対策
（３）データ保管に対する災害への備え
- 効果
- （１）ホームページが新規顧客の呼び水に
（２）メールのセキュリティが強固に
（３）クラウド保管で災害対策は万全に
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