食品の販売管理を改善した事例

　サーバの老朽化対応や消費税軽減税率の対応も必要となり、2019年4月にHCSさんから段階的なシステムリニューアルのご提案をいただきました。コロナの影響や予算の都合で一度にすべてをリニューアルすることは難しかったので、投資計画にあわせ配慮してもらいました。第１ステップで長年利用している「特注管理システム」をリニューアルし、その他の製造システムは継続利用できるよう新サーバへ移行します。第2ステップで製造システムもリニューアルすることですべてのシステムが同一の仕組み上で稼働させることができるようになり、別々の仕組みだったことで発生していた「マスタの二重管理」や「伝票の二重入力」が解消される、というご説明でした。HCSさんには従来のシステム導入サポート面で信頼しており、ご提案いただいた内容で進めることにしました。

効果１：「販売」の改善で理想への第一歩

　サーバ老朽化や軽減税率の運用開始による対応がメインだったので、基本機能は旧システムの踏襲でした。そんな中で、販売管理業務に伴う事務作業が効率化できるよう配慮しました。理想形の実現には「システムの統合」が必要ですが、入金処理の改善など販売側の業務改善が進んだと思います。

効果２：入金処理時間を約40%削減

　入金処理の対象となる未入金の売上伝票を選択し、一括で入金データを作成する機能を追加しました。以前は売上伝票ごとに入力していましたが一括で入力できるようになり、入金処理にかかっていた時間を約40% 削減できました。すごく助かっています。

効果３：製造実績データ分析による現場改善

　製造計画の判断材料として製造実績の「数量」を見ていたところを「金額」で見るようになりました。現場からの「金額ベースで見られる方が判断しやすい」という意見を取り入れた結果、売上を意識した判断ができるようになったことは大きいですね。

　グループ内で情報を一元化したいですね。「味のやはた」が管理している仕入先を含めた法人顧客情報は「八幡」とは共有できていません。「味のやはた」の担当者がいない時に「八幡」の者がお客様対応できない、という課題があります。また、「八幡」の顧客情報はシステムとは別に管理している部分があり、すべてが共有されているわけではありません。同じように原価も「八幡」と「味のやはた」が別々に管理している状況なので、システムを統合することで一元管理できればと思っています。

　また、お客様情報がしっかり管理できるようになったら、LINEを活用してお客様情報に応じたキャンペーン・イベント情報などをタイムリーにお知らせしたいです。