【菓子製造業の事例】販売管理システム導入・生産進捗管理・生産計画・在庫管理・販売機会の拡大

　毎日の受注情報共有を紙とホワイトボードで行っていたため、情報伝達に多くの手間がかかっていました。

　以前は、総務担当者が、事務所で受けた注文内容を工場内のホワイトボードへ手書きで転記。記載内容を包装指示として活用していました。そのため、受注後の数量変更や追加注文が発生するたびに、工場へ足を運び、内容を書き換える必要がありました。

　当社は食品製造業のため、工場に入る際は帽子を着用するなど、衛生管理上の準備も必要です。ホワイトボードへの記入や確認を終えて戻るまで、1回あたり約15分を要し、総務担当者は通常でも1日2回、多い日には5回ほど工場と事務所を往復。情報共有のために1日最大75分を費やし、その度に業務を中断しなければならず、大きな負担となっていました。

　また、繁忙期は受注件数そのものが増えるため、ホワイトボードの更新回数も増加。今後の売上拡大を見据える中、人が移動して情報を伝える運用では限界があり、情報共有方法の見直しが急務でした。

　工場の生産状況をリアルタイムで確認できず、急な追加注文や変更などへの迅速な受注判断が難しい状況でした。

　当社は全国47都道府県への出荷に対応し、「小ロット・短納期対応（最短当日～翌日出荷）」を強みとしており、お客様からは急ぎの追加注文や納期確認に関するお問い合わせを多くいただきます。通常時で月20件程度、お盆前などの繁忙期には月50件程度寄せられることもあります。

　しかし、生産状況を把握するためには実際に工場へ足を運ぶ必要があり、「今日中に出荷できるのか」「追加注文を受けられるのか」といった判断を即座にできませんでした。実際には生産能力に余裕があっても受注判断が遅れ、販売機会を逃すこともあり、自社の強みである「小ロット・短納期対応」を十分に活かせないことが課題となっていました。

　販売実績をもとにした生産計画の作成や、資材発注に必要な情報を迅速に把握できず、多くの業務が担当者の経験や手作業に依存していました。

　当社では、2週間先までの製造予定をまとめた「月間製造予定」を営業部長が手作業で作成。生産計画時は、「生地別の販売実績」や「生地在庫」を確認しながら計画を立てています。お盆や年末年始などの繁忙期に向けては、予約状況も踏まえながら生産計画を毎日見直す必要があります。

　しかし、旧システムでは運用実態に合った実績集計ができませんでした。生産計画に必要な生地別の販売実績を把握するために、毎度、商品別の販売実績データをもとに数量を電卓で算出する必要がありました。資料作成だけで丸1日かかることも。繁忙期には毎日この作業が必要なため、担当者にとって大きな負担となっていました。

　また、副資材や外装資材についても統一した管理基準がなく、Excelやノートなど担当者ごとに異なる方法で管理。発注タイミングも個人の経験や判断に依存していたため、生地は準備できているにも関わらず包装資材が不足し、商品を出荷できないケースも発生していました。

　『ターコイズ販売管理 V5クラウド』と大型モニターを連携し、受注情報や包装指示を工場と事務所でリアルタイムに共有・編集できる仕組みを構築。1日約75分の移動・転記などの非効率業務を削減しました。

　以前は、FAXや電話で受けた注文内容をホワイトボードへ手書きで転記していましたが、システム導入後は受注内容をもとに包装指示を自動出力し、工場の大型モニターへ表示。「どの商品を何ケース製造するのか」「どの商品を優先して包装するのか」といった情報を、工場と事務所が同じタイミングで最新の包装指示を確認できるようになりました。

　受注後の数量変更や追加注文が発生した場合も、変更内容が即座に反映されるため、総務担当者が工場へ出向いてホワイトボードを書き換える必要はありません。以前は多い日には5回ほど発生していた工場と事務所間の往復が大幅削減。最大で1日約75分の移動に費やしていた時間が削減され、総務担当者は受注対応や事務業務へより多くの時間を充てられるようになりました。

　また、工場では最新の包装指示や製造予定を大型モニターで確認できるため、電話や口頭による確認作業も減少。情報伝達を人に依存しない運用へ切り替えたことで、受注件数が増加する繁忙期でもスムーズに情報共有できる体制が整っています。

　工場の生産状況をリアルタイムで把握できるようになったことで、追加注文や納期問い合わせへの対応力が向上しました。

　工場担当者が製造実績を入力すると、その情報が即座にシステムへ反映。営業担当者や総務担当者は事務所にいながら「どの商品をどこまで製造しているのか」をすぐに把握できるようになりました。以前は夕方まで把握できなかった生産余力を、現在は数分程度で確認できています。

　その結果、急な追加注文や短納期対応の相談に対しても、その場で受注可否を判断可能に。「今日中に出荷できるか」「追加注文を受けられるか」といったお客さまからの問い合わせにも迅速に回答できます。

　特にお盆前などの繁忙期においては、お客さまからの急ぎのご相談が多く、生産余力の把握・受注判断のスピード化によって、これまで逃していた販売機会の確保にもつながっています。当社の強みである「小ロット・短納期対応」を、より確実に提供できる体制が整いました。

　『ターコイズ販売管理 V5クラウド』導入後は、生産計画に必要な生地別の販売実績を把握できるようになり、生産計画業務の効率化と精度向上を実現しました。商品別だけでなく生地別の販売実績もシステム側で集計できるようになり、繁忙期に向けた計画業務の効率化と精度向上につながっています。

　以前は、販売実績や在庫状況を確認しながら「月間製造予定」を手作業で作成しており、資料作成に丸一日かかることもありました。『ターコイズ販売管理 V5クラウド』導入後は、生産計画に必要な実績を確認しやすくなり、資料作成時間を4時間短縮。お盆や年末年始などの繁忙期に向けた生産計画づくりを効率的に行えるようになっています。

　過去の販売実績を参照しながら「どの商品をどれだけ製造するか」を検討可能に。担当者の経験や勘に頼ることなく、生産計画業務の標準化が進んでいます。なお、生地別の在庫数量については、今後システムを活用して生地在庫を確認できる運用を検討し、生産計画のさらなる精度向上につなげていく方針です。

　また、資材管理についてもシステム化を進める基盤が整いました。将来的には、副資材や包装資材の在庫状況を可視化し、一定数量を下回った際にアラートを通知する仕組みの導入も検討しています。包装資材が不足して出荷できないといった事態の未然防止や、繁忙期における安定した商品供給の実現を目指しています。

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