事例｜卸売業における販売管理業務の効率化方法とは？

－どのような課題をお持ちでしたか？－

課題１：仕入 / 売上伝票の二重入力による業務ロスの軽減

　日頃から、社員一人ひとりの業務負担を減らし、より働きやすい環境を整えたいという思いがありました。限られた人員体制の中で、業務の効率化を図りたいと考えていたものの、具体的にどこをどう改善すべきかについては、模索している状況でした。

　伝票作成においては、仕入 / 売上伝票の二重入力や、手書きの受注伝票による記入ミスなどが課題となっていました。発注時にはメーカーから得意先さまへの直送対応が発生することもあり、情報伝達の段階で数量の誤りなどが起こるケースも見受けられ、それが得意先さまとのトラブルにつながることも。こうしたトラブルにより、社内での調整や顧客対応に追われる場面が多く見られ、社員の負担になっていました。

〈事務部の課題〉

　特に大きな課題となっていたのが、仕入 / 売上伝票の二重入力です。販売管理業務を担当する事務員は4名と少人数で、限られた人員で業務をこなしていました。以前は「発注→仕入」や「受注→売上」といった、業務間のシステム連携がされておらず、同じ内容の伝票をそれぞれの作業で重複して入力する必要がありました。二重入力により、記入ミスや商品 / 数量の誤りが発生し、発注に関するトラブルにつながることも。その結果、再発注や追加発送などの余分な業務が発生したり、商品名や数量の修正 / 確認に余計に時間を取られたりと、事務員の負担が増加するケースも少なくありませんでした。こうした非効率な作業は、業務全体の負担となっており、改善すべき課題だと感じていました。

　また、得意先さまからの注文は、電話やFAX 、メールなど多様な手段で受け付けています。中には、得意先さまの発注システムに当社がログインし、納品情報を直接入力するケースもあります。注文内容は「受注メモ」と呼ばれる手書きの伝票に記録し、注文書には品番や単価を追記したうえで、見積書と一緒にファイリングして事務所に保管しています。手書きでの対応には課題もあり、電話注文の際に聞き漏れが発生したり、記入ミスが起こったり、トラブルにつながる場面も多々ありました。

　さらに、当時は過去の伝票を参照 / 複写する機能がなかったため、前回と同じ内容の発注であっても、毎回一から入力する必要があり、その作業が非常に手間でした。売上伝票も同様で、よく売れている商品の摘要や担当者名を都度手入力する作業が発生し、事務員にとって大きな負担となっていました。

課題２：伝票作成時の入力ミスと請求漏れの防止

〈事務部の課題〉

　システムのバージョンアップ前は、作業画面を複数同時に開くことができず、常に1画面のみでの操作となる仕様でした。そのため、複数の情報を並べて確認しながら作業することができず、入力作業のたびに画面を切り替える必要がありました。

　例えば発注業務では、発注伝票の入力時に「得意先別商品マスタ」との照合が必要です。「得意先別商品マスタ」には、価格改定情報や数量によって単価が変動する商品、梱包方法の指定など、注意すべき点が記載されています。当時、事務員はこれらの情報を手書きでメモし、「得意先別商品マスタ」画面を閉じた後に発注伝票の入力画面を開き、そのメモを見ながら入力作業を行っていました。このメモがないと、単価や梱包方法の入力ミスにつながる可能性があり、「得意先さまに迷惑をかけてはいけない」という強いプレッシャーの中で作業を進める必要がありました。事務員にとっては精神的な負担が大きく、業務の効率にも影響を及ぼしていました。

　また、仕入 / 売上伝票の入力作業でも、同様の手間が発生していました。過去の実績を確認しながら作業を進める必要がありますが、画面を同時に表示できないため、まずは過去の仕入伝票を表示して手書きで内容をメモし、その画面閉じてから仕入 / 売上入力画面を開き、メモを見ながら伝票入力するという作業が発生。こうした手間は業務効率を下げる要因となり、事務員の負担やストレスとなっていました。

　特に課題となっていたのが、運賃がかかる商品の請求漏れです。これらの商品には、価格に運賃が含まれているものと、別途運賃が発生するものの2種類があり、別途運賃が発生するものについては請求を忘れてしまうケースがありました。請求漏れが発生すると、納品書の差し替えのお願いする必要があり、得意先さまにご迷惑をおかけすることも。また、翌月に請求漏れが発覚した際は、請求書の訂正作業が発生し、余計な手間がかかっていました。

課題３：毎日の締め作業からの解放

〈事務部の課題〉

　以前のシステムでは、仕入 / 売上伝票を作成するたびに「日次更新処理」という締め作業が必要でした。締め作業は事務員2名で対応しており、その日に入力した、仕入 / 売上の合計金額が正確に合っているかを毎日確認し、「売上明細一覧表」と売上伝票の控えの合計金額が一致しているかを計算していました。1円でも誤差があると締め作業を完了できず、翌日の配達伝票の作成を始めることもできません。その結果、配達員を待たせてしまうことが度々ありました。

　配達員を待たせれば待たせるほど迷惑をかけてしまうため、締め作業が思うように進まないと焦りが募り、精神的な負担も大きくなっていました。計算ミスが見つかると他の作業にも支障が出るため、「必ず金額を合わせなければならない」というプレッシャーとの戦いでした。

　また、締め作業が完了するまでは事務員２名ともの作業が滞ってしまうので、時間的にも精神的にも余裕が無くなる状況が続いていました。