誰もが簡単に始められる、「緊急連絡手段」とは？
保育園・幼稚園でも使いやすい、クラウド型メール配信システムで一斉送信。緊急連絡体制の確立に成功した事例
公開日: 2022.06.01
HCSNewsLetter 第212号
取材協力
高岡市福祉保健部 子ども・子育て課 保育・幼稚園室 主幹
松崎 優子 様
高岡市西部保育園 園長
長柄 美香 様
高岡市様について
[所在地]
［高岡市福祉保健部 子ども・子育て課］富山県高岡市広小路7-50［高岡市西部保育園］富山県高岡市横田本町4-5
[事業概要]
高岡市福祉保健部 子ども・子育て課は、市内13 の市立園運営の他、保育料の算定、児童手当や医療費助成の手続き、といった業務も担っています。
西部保育園など、市内13 の市立園を運営する、高岡市福祉保健部 子ども・子育て課様。メール一斉配信の活用で、コロナ禍における緊急連絡体制の確立に成功した事例をご紹介いたします。
- 課題
- （１）コロナ禍における一斉連絡手段の確立
（２）緊急連絡にかかる時間の短縮
（３）シンプルで汎用的な手段の選定
- 効果
- （１）「安心感」が得られる情報伝達手段に
（２）保護者への連絡は、最短で5分程度に
（３）誰でも簡単利用、費用はお手頃に
目次
緊急連絡体制を確立するための「３つの課題」
高岡市子ども・子育て課 主幹 松崎 優子 様
課題１：コロナ禍における一斉連絡手段の確立
課題２：緊急連絡にかかる時間の短縮
課題３：シンプルで汎用的な手段の選定
－保育現場の課題を教えてください－
（松崎）
緊急時、保護者に一斉連絡する手段がなかったことです。
「大雨警報が出て早く迎えに来てほしい」「クマが出たから登園時は注意してほしい」といった緊急連絡は、各園から保護者へ直接電話していました。
高岡市には13の市立園があり、それぞれ約40名～120名の園児がいます。緊急連絡は、保護者にいち早く伝える必要がありますが、全員に電話すると、1～2時間はかかってしまいます。電話が繋がらない場合は、何度もかけ直していました。
5年程前から、「緊急連絡手段を見直して欲しい」と園側から強い要望がありました。市立園の運営を担っている子ども・子育て課で検討しましたが、費用・セキュリティ・職員や保護者の情報スキルといった点で課題があり、当時は導入まで至りませんでした。
－今回、改めて検討されたのはどうしてでしょうか？－
（松崎）
コロナ禍により、市立園では園児や保育士の感染状況を素早く連絡する方法が必要になったからです。また、全国でも感染拡大防止のために、保育園等においては公私立問わず手続きを簡素化・電子化する流れもあったことから、なるべくシンプルな連絡手段を検討しました。
「３つの課題」を解決する メール配信サービス「milmel」
－採用の決め手を教えてください－
（松崎）
メール一斉配信の機能が誰でも簡単に使えること、汎用的なサービスなので費用が抑えられること、情報を素早く・正確に発信できることが決め手でした。
また、保護者のメールアドレスを登録・管理しなければいけないので、セキュリティ面も気にしました。その点、HCSさんとは日頃から相談や情報交換をしており、セキュリティ対策やサポート面でも安心だと感じましたね。
導入効果・メリット
高岡市西部保育園 園長 長柄 美香 様
効果１：「安心感」が得られる情報伝達手段に
効果２：保護者への連絡は、最短で5分程度に
効果３：誰でも簡単利用、費用はお手頃に
－初めて使ってみたときは、いかがでしたか？－
（長柄）
シンプルで使いやすいと思いました。最初はみんなにちゃんと届くかドキドキしました。内容や宛先に誤りがないよう、２人で確認し、送るようにしています。
（松崎）
導入時、HCSさんにもご協力いただき、13の市立園向けに、合同操作説明会を開きました。説明は、HCSさんからレクチャーを受けた、子ども・子育て課で担当しましたが、どの園も1回でスムーズに伝わりました。
－保育現場での効果はいかがですか？－
（長柄）
園児や保育士のコロナ感染状況を、一斉メールで素早く保護者に連絡できるので、すごく助かっています。早い時は、メールを作り始めてから5分ほどで送信できます。
園児の受け入れや保護者からの電話対応などでバタバタする朝の時間帯は、送り忘れがないよう、メールを予約配信しています。保育に集中しながら、確実に情報を伝達できるので、安心です。
子ども・子育て課で、メール文面のひな形を５パターン用意してくれました。緊急連絡以外のひな型もあるので、活用しています。例えば、持ち物連絡、運動会の予定変更などです。以前は、園の玄関に貼り紙をしたり、送迎時に口頭で伝えたりしていましたが、園の決定が保護者に伝わるスピードが格段に上がりました。
園全体だけでなく、クラス別にもメールが送れるので、便利です。
－保護者の反応はいかがでしたか？－
（長柄）
「電話だと仕事中で出られないときがあり、メールで受け取れるのは助かる」という声をいただきました。保護者の方には、すんなり受け入れてもらえたので、ホッとしています。当園では、保護者の100％がメールアドレスを登録しています。
－市立園運営側としての効果はいかがでしょうか？－
（松崎）
災害時など、園からの連絡が遅れることにより、園児に危険が生じてはいけません。園児の安全を第一に考えたので、「危機管理の体制を整えられた」という安心感があります。
今後の展望
－今後の展望を教えてください－
（松崎）
当初の目的は、緊急時の一斉連絡を可能にすることでしたが、緊急時以外でも使えそうだと考えていました。現場の声を聞き、活用の幅を広げたいですね。
－インタビューにご協力いただきありがとうございました－
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