RPAによる生産管理の事務作業効率化の事例

　得意先様の増加により、TPiCSへ入力する受注データも増加したため、最初は受注入力作業に着目しました。受注データの受け取り形式はExcel、テキスト、CSV、紙など得意先様によって異なりました。受注データをTPiCS取り込み用共通フォーマットに変換できればTPiCSへの受注入力自動化が可能と考えましたが、その時点では弊社にとって難易度の高い取り組みでしたので、対応を見送りました。
　管理部に相談し、次に着目したのが未納リスト作成作業です。未納リストとは、出荷実績データを基に、受注に対して今日時点で出荷が遅れている製品の品名・品番・金額を得意先様ごとにリスト化したものです。南／中央の各工場に管理課があり、各課2名のスタッフがExcelのリストを作成して双方でチェックした後、社内の管理職にメールで送付していました。まずはこの部分を自動化することに決めました。

　RPAに実行させる一連の処理の流れをシナリオと言います。
　RPAでシナリオを作成する前に、対象作業の手順を整理しました。

　今回の取り組み開始直前に、ITに強いスタッフが別部署から総務部に転属してきたため、RPA担当に任命しました。Autoジョブ名人のメーカーに問い合わせたり、インターネットで調べたり試行錯誤しながら最初のシナリオを作成しました。最初に苦労したおかげで、その他の作業への応用は思いのほかスムーズに進み、今では7つのシナリオが稼働しています。今はそのRPA担当がほぼ専任でシナリオを作成しています。それは、シナリオの作成方法に統一性を持たせ、メンテナンスしやすくするためでした。しかしその一方で、シナリオ作成が属人化しています。いずれはこれを解消したく、シナリオ作成時の共通ルールを設けた上で、各工場にシナリオ管理者を置きたいと考えています。また、シナリオ実行時に発生したエラーとその対策をインシデント管理簿に記録し、社内でノウハウを共有したいと思っています。