人事部では従業員約 650 名分の給与明細書を毎月作成していました。給与明細書を印刷したあと、専用機械で圧着して、部署ごとに仕分けし袋詰めしていました。本社分は各所属長に手渡しして、他拠点分は郵送していました。大量の紙を使用することや、作業には担当者 1 名で毎月半日ほどの時間がかかることが問題でした。

　全社で業務改善に取り組んでおり、紙の削減も大きなテーマの一つでした。人事部では A3 用紙中折 1 枚の社内報も給与明細書と一緒に配っていましたが、印刷も折りも手作業だったので、業務改善活動として給与明細書と社内報のペーパーレス化に取り組むことにしました。HCS さんにペーパーレス化について相談したところ、HCS 剱データセンターの『Web帳票サービス』をご紹介いただきました。

　HCS 剱データセンターを見学した際、HCS さんがサービス内容や管理体制に自信を持っておられることが分かり、安心感がありました。『Web 帳票サービス』 による給与明細書と社内報の Web 配信については導入前に何度もシミュレーションを重ね、導入のイメージを掴むことができました。また、パソコンやスマートフォンでの操作が簡単で、どの従業員も受け入れやすいと感じた点もポイントでした。

　給与明細書を Web 配信に変更することを、数カ月かけて全従業員に説明しました。その際、HCS さんにデモ環境を提供していただいたので、イメージを伝えやすかったです。また、工場勤務の方を中心に Web 照会の環境を持たない従業員のために、食堂の一角にパーティションの仕切を設けて共有パソコンを設置しました。

　当社の作業は、給与システムから出力した給与明細データを剱データセンターの所定の場所に格納するだけです。あとはHCSさんの自動処理で給与明細 PDF が作成され、Web の専用ページで照会できる状態になります。おかげで担当者 1 名が毎月半日かけていた作業が無くなり、その時間を他の業務に充てられるようになりました。給与明細 PDF が作成されるとメールで通知されますが、給与明細をWebブラウザで照会する形になったので、インターネット環境があればどこからでも見ることが出来ます。また 「お知らせ」 機能があり、全従業員向けに共通の情報を配信できるので、社内報を PDF で配信しています。紙削減と作業時間削減の効果に関しては一目瞭然です。